(华宝)业流程描述-采购部.doc

作業流程簡介： 此流程描述採購部訂購物料及配合其他部門運作的程式。 適用範圍： 本流程適用於所有物料的訂購工作。 責任： 執行此流程是採購部人員的責任，監督其執行是高級採購員的責任。 流程描述： 訂購物料的程式 採購部在收到客人提供的物料訂購資料、營業部提供的物料清單及其他部門的請購單後，先查查看倉庫輔料倉存記錄，該物料是否有倉存，若無根據實際情況開出訂料單，經審核後以傳真形式交供應商，並將預計交貨日期輸入電腦上的物料狀態表上；若該物料倉存數量足夠，要通知倉庫留用；對於一些供貨期較長及常用的物料，定期查看輔料倉存記錄內的倉存數量，再對照生産部提供的物料存量的安全水準，數量不足時，及時訂購。 定期向倉庫瞭解供應商的供貨情況，督促供應商准時交貨，若出現數量與訂料單不符時，及時通知供應商補貨；定期向品保部瞭解物料質量情況，若發現質量不符合訂料單要求，及時與供應商交涉，做好補救措施 4.2 開發供應商的程式 根據實際情況，以高品質、低價錢、交貨快、數量准確爲原則，開發更 多的供應商。 4.3 供應商的評估 根據品保部的物料檢查表，作供應商評估工作。 4.4 計算合同 (此流程只適用於國際採購部分的物料) 根據客人提供的物料訂購資料、營業部提供的物料清單及其他部門的請購單後，並向倉庫瞭解各種物料的重量，計算出各類物料的總重量，更新合同文件夾上的資料，配合報關部申請合同的工作。 4.5 退物料的程式 對於一些不合格的物料，採購部在收到品保部的通知後，及時知會供應商，及時補貨，並督促供應商盡快辦理在關退貨及補貨手續。 4.6 印嘜組的程式 採購組在收到訂購資料後，先將訂購資料內的各類洗水/尺碼/煙治嘜訂購資料將各類洗水/尺碼/煙治嘜訂購資料交印嘜組，統籌員會先根據實際訂購樹脂版、啤刀及原材料，然後根據資料上的數量及交貨期，安排印刷工製作相關物料，印製好後由統籌員審查印刷質量、核實無誤後，由印刷雜工將印好的物料交倉庫，並做好交收手續。 4.7 外發加工的程式 4.7.1收集裁數/有關資料 裁床部根據《生產單》上提供資料安排生產,並將需作外發加工的裁片裝好箱,並將生產單複印本《裁剪部裁數通知單》及加工位置實樣提供給採購部. 4.7.2訂料單製作 採購員根據《裁剪部裁數通知單》的生產細數.連同客號/單號/加工編號等資料開具《訂料單》，將裁片/實樣/《訂料單》一併交有關加工廠. 4.7.3報表輸入 採購員將《訂料單》詳細資料輸入《發外廠加工之裁片交收記錄表》 4.1.4批辦審核 加工廠會先將齊碼各一件裁片製作批辦,交採購員再轉交QA部審批品質.QA部會將審批結果填入《裁片發外加工批辦通知記錄》傳真給加工廠後，副本交採購員。如批辦結果合格,加工廠可開始進行大貨加工,如批辦結果不合格,加工廠需要打辦直至合格為止需再打辦直至合格為止. 4.1.5收回大貨 加工廠完成生產後將裁片送回,QA負責按《訂料單》資料核對加工廠,送貨單.如數量相符,蓋上收貨章以確認收妥裁片,並負責將貨品驗收品質,一併提供《裁片查驗報表》，品質合格通知車縫部領取裁片生產. 任何品質/数量問题按 裁片检验報告 反映採購部跟进，補裁由有关營业員審批. 營业部通知採購部欠数是否客人容許的短数範圍，是否必要補裁補裁/重做, 採購部與加工厂協商妥當責任問题並有書面証明，最後採購員將《訂料單》副本及加工廠送貨單一起交採購部經理簽批後（若有補裁/重做要連同採購部要求加工厂賠償時的証明），再轉交財務部按單付款. 4.1.6每月評估 採購員需對各外發加工廠進行貨品品質合格率、交貨準時率每個月進行一次評估。 品質輸入記錄檔 《物料清單》 保留1年 《輔料倉存記錄》 每日更新 《物料訂購資料》 保留1年 《請購單》 連同訂料單交倉庫 《裁剪部裁數通知單 》 不用保存 《裁片發外加工批辦通知記錄》 保存三個月 《裁片查驗報表》 保存六個月 品質輸出記錄檔 《訂料單》 保留1年 《物料狀態表》 每天更新 《合同》 每天更新 《訂料單》 保存六個月 《發外廠加工之