管理秘书一般工作方法和秩序.ppt

管理文秘的工作顺序、工作方法 ;一、文秘的工作顺序; 1．计划的步骤;计划的内容－－5W2H;2、实施的步骤;3、检查的步骤;（二）按照“优先顺序”处理工作;第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： 1．很重要且很紧急的事； 2. 很重要但并不紧急的事； 3．紧急但并不重要的事； 4．有价值，但并不重要也不紧急的事； ;第三阶段：以紧急程度和重要程度为标准，对不同的事安排不同的时间和精力去做： 1．很重要且很紧急的事，应该在第一时间去做，并值得花费大量时间和精力。 2. 很重要但并不紧急的事，计划好什么时间开始作，应该花费大量的时间。 3．紧急但并不重要的事，马上就作，但应在尽可能短的时间内完成。 4．有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、紧急的工作后，再去做。 ; （重要程度） B A 很重要，但不紧急 很重要，也很紧急 （紧急程度） D C 既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要;三．文秘的工作方法;2．计划方法和总结方法 计划方法： (1)要有科学的、明确的工作计划 (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条有理地去进行。 总结方法： 每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，得出不足，吸取教训。 ;3．受意方法 (1)备好记录本，记录下指示要点。 (2)注意倾听，用心判断指示的用意。 (3)必要时可以提问，直至明了意图为止， 但不要打断谈话。 (3)如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。 (4)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 (5)要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”，以免弄巧成拙。 ;4．传达方法 (1)传达不走样，不可夹进自己的意见。 (2)必要时可形成文字材料，照本宣科。 (3)如果有些指示不便直说，可以根据上司授意注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容 (4)重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。 ;5．进言方法 进言是指文秘主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。其意义和作用： (1)参谋作用。主动地向上司提出建议或工作方案，有利于发挥参谋作用； (2)补缺作用。智者千虑，必有一失；愚者千虑，必有—得。上司难免有疏忽、缺点，及时进言，有利于发挥助手作用，也有利于变被动服务为主动服务。 (3)增进关系作用。适当的进言，形成与上司经常的、非正式的思想交流、切磋，有利于建立既是上下级，又是同志式的正常关系，甚至可进一步形成亲密的工作伙伴关系。 ;进言的方法和要求是： 1. 适事。 2．适时。 3．适地。看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出；对上司的提醒、批评、劝谏，则应经过深思熟虑之后，宜在个别场合进行。 4．适度。要注意掌握分寸。不应自以为是，进言不是单向的，而是双向的交流，文秘随时准备自己的意见被否决，乐于在与上司交流、切磋中接受正确的意见，服从真理。 ;6． 变通方法和挡驾方法 (1)变通方法 通常文秘必须照章办事，但特殊情况下，文秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的事，可越级请示，先处理再报告 。 (2)挡驾方法 A．电话挡驾。 B．来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 C．会议活动挡驾。对无必要的会议和活动，要替上司委婉地谢绝或替其参加。 ;7． 分工方法与合作方法 (1)分工方法 “集中领导，分工负责”的原则。文秘部门的负责人要根据实际工作需要，划分每个人的职责，防止和克服忙闲不均的现象。 (2)合作方法 文秘工作头绪多，涉及面广，有时单枪匹马不能完成，而且—环疏忽，就可能前功尽弃，因此文员要善于同他人合作，密切配合，步调一致。 ;情景分析： 哪种做法最好？ 一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位的厂长写来的。经