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如何实现文档一体化管理随着河南油田办公自动化系统“一期”、“二期”的推广应用，电子公文大量产生，其重要性和利用的方便性日益凸现。电子文件归档后形成的数字档案在档案管理中所占的地位和比重也迅速上升。电子文件作为一种新型的记录形式，异于传统的纸质文件。一份完整的电子文件，不仅包括内容信息，还包括元数据和背景信息。针对河南油田机关档案工作长期以来以纸质文件为基础建立的传统管理模式，必须适应企业信息化建设的需求，改变管理模式，为企业提供更有效的档案服务。 1 机关档案工作管理方法的革新 随着办公自动化系统无纸化办公，产生大量的电子公文须及时归档，原有对文件与档案管理的原则和方法也因此发生了改变。表现在改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理信息系统的特点，对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作环节需要撤销合并等。例如，著录需要在电子文件生成之时就开展起来，贯穿于文件和档案管理的各个阶段，并且，前期著录成果能够为后期档案管理所利用等。 2 机关档案工作实现文档一体化管理的策略 2.1 “前端控制”策略。“前端控制”指档案工作者不能再像过去那样坐等“守摊”，而是需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括电子文件归档）的管理要求融入系统功能设计中。例如：鉴于电子文件数量较大等特点，要求在电子文件管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定。 2.2 档案管理工作的提前介入。提前介入实际上是要求档案工作者从文件的形成阶段就开始介入电子文件的管理工作过程，要求档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且，应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值性和完整有效性。 只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及背景信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的电子文件实施有效管理。 2.3 “全程管理”策略。“全程管理”指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且，各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时监控，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。 2.4 建立完善相关管理制度和标准规范。科学化的管理不仅体现于有现代化的工作手段，还需要有完善的制度体系。如何做好电子公文的有序管理，关键是要认真研究、建立各项管理规章制度。如电子公文归档制度、电子档案鉴定制度、网上用户身份确认制度，制定电子档案规范格式和数据著录标准等。通过规范文档一体化管理流程，统一公文登记内容和档案著录项目，使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等，这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。 2.5 实行双套保存制度。通过OA办公自动化系统管理平台，实现文档一体化管理，完成纸质档案和电子档案一一对应，实行电子公文“双套保管”制度。 （作者单位：河南石油勘探局办公室 来稿日期：2012-04-16） 1