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会议现场管理 Your company slogan 本章提纲 第一节 会议现场注册 一、现场注册的时间 会前从哪天开始注册？ 注册结束时间？ 每天从什么时间开始注册？ 注册是否也有午休？ 第一节 会议现场注册 二、注册台的要求 1、注册台地点的选择 会议中心或酒店的大堂 2、注册台的标志 包括：会徽、会议缩写、举办时间等 3、注册台的搭建 注册台 第一节 会议现场注册 三、注册分工 1、预先注册 Pre- Registration 2、现场注册 On-Site Registration 3、旅游和票证服务 4、领取会议文件 5、会议专业学术服务 6、会议管理组 总协调 第一节 会议现场注册 四、注册数据的处理 现场注册数据及时提供给相关部门，以调整： 1、会议程序 2、会议会务 安排欢迎招待会和宴会等 3、旅游活动 第二节 会议社会活动的举办 一、会议开幕式的安排 1、时间： 会议正式开始前一天的晚上或会议正式开始的第一天上午 2、地点：会议中心/会议酒店 如果人数较多，可采取主会场和分会场并用 3、开幕式会场的布置 1）主席台的布置 背景板：会议的会徽和有关组织的徽章 会议的名称、缩写和会议举办时间和地点； 会议的主办单位 横幅：会议的名称，一般采用红布白字 主席台：长条桌--桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、纸笔 横幅 2、会议代表席的布置 贵宾席 代表席 记者/媒体席 3、贵宾室的布置 按规格分别接待 位置：专供贵宾使用的大门、电梯和通道，离会场近 布置：沙发和茶几-饮料和鲜花，门口设签到台—签到簿和笔、胸花 4、开幕式的程序 可持续和可替代性旅游国际研讨会 会议时间：2009年7月10日至7月13日 大会开幕式 时间：7月11日上午08:30—09:30 地点：阳朔唐人街酒店长安厅 主持：国际地理联合会旅游、休闲和全球变化专业委员会、美国北亚里桑那大学Alan Lew教授 议程： 阳朔县人民政府县长谢灵忠先生致辞 桂林市旅游局局长李志刚先生致辞 桂林旅游高等专科学校党委书记林娜教授致辞 中山大学校长助理、中国地理学会旅游地理专业委员会主任委员保继刚教授致辞 世界客属第23届恳亲大会在河源市隆重开幕 2010年11月29日世界客属第23届恳亲大会在河源市隆重开幕。 汪洋代表省委、省政府向第23届世客会的召开表示热烈祝贺，对客家乡亲表示诚挚欢迎，并向全世界客家人表示亲切问候和良好祝愿。 　　广东省省长、第23届世客会最高荣誉主席黄华华致辞。全国人大原常委、香港金利来集团董事局主席曾宪梓，台湾新竹县县长、世界客属总会会长邱镜淳等在开幕式上致辞。 　　中央和国家有关部委领导同志、省有关领导同志、兄弟省(区)有关领导同志和知名客属人士、客属社团团长以及各界群众共约8000人出席了开幕式。 5、贵宾的接待 1）邀请贵宾 出席会议的贵宾类型： 一参加会议的人员，包括有关组织的负责人、学科带头人和会议机构负责人； 二专门请来参加开幕式的人员，包括三类：国家级领导人；本行业的领导；赞助单位的领导。 2）贵宾的现场接待 开幕式前半小时级别相当的领导在大厅门口迎接 相关工作人员引路送到贵宾室 会议的主要领导在贵宾室等候迎接 在贵宾室的活动：在签到簿上题词或签字，佩戴胸花，接见或合影 3）外请贵宾活动的安排 代表基本落座后，引导其进入会场入座 开幕式结束后欢送或参加展览会的剪彩仪式并参观 6、代表进入会场 凭胸卡或请柬入场 引导代表入座 7、新闻记者的接待 在注册台设立记者接待站，发放记者证等相关材料 8、安全保卫 会场：会场布置结束后，进行安全检查，封闭会场 重点：保卫到场的领导安全 入场口安排安保人员 9、交通安排 会前制定行车路线、印制参加会议开幕式的特殊车证 二、闭幕式 1、时间：最后一个大会报告之后/ 专业活动结束的当晚与闭幕宴会一起进行 2、程序： 会议负责人代表组委会和程序委员会进行总结； 表示感谢； 宣布评奖结果； 系列会议请下一届主办单位介绍相关信息 第三节 会议专业活动的安排 一、会议报告的安排 1、会议最终日程的发放 2、会议报告人索引提供 3、会议室索引提供 会议分组的编号、使用的会议室房间号和会议室所在楼层，会场的平面分布图 4、日程的变动和报告的调整 临时变动如何通知？ 二、会议室和设备安排 （一）会议室的安排 1、大会特邀报告 主会场，也是开/闭幕式所在场地 2、专题报告会安排 如何安排会议室的大小？ 布置：电脑设备+屏幕，侧面摆放长条桌，供会议主持人用 3、张贴论文的场地安排 会议室附近的走廊或专门租用单独的场地 布置：标准展板张贴