(一)行政公文写作.ppt

一、报告的含义 报告是一种适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的行政公文。 二、报告的分类 1.工作报告。工作报告用于向上级机关汇报工作，以利于上级掌握工作进展。 2.情况报告。它主要用于向上级机关反映某一方面的专门情况，传递专题信息。 3.答复报告。这种报告用于答复上级机关的查询。 报告 三、报告的写作要点 （一）报告标题的制作 1.发文机关+事由+文种 2.事由+文种 3.双行标题 （二）报告正文的内容 报告正文一般包括报告缘由、报告事项和结语三项内容。 报告缘由主要事概括陈述报告的背景等。常以“现将有关情况汇报如下”、“现报告如下”的过渡语引出报告事项。 报告事项主要包括基本情况陈述、取得的成绩或存在的问题、经验教训的总结回顾、今后工作的安排或将采取的措施等，但不同类型的报告侧重不同。 工作报告侧重于陈述已经取得的成绩和经验，同时要写明当前存在的主要问题和下一步的工作意见。 情况报告侧重于陈述问题的状况及来龙去脉，分析其产生的原因，说明其后果，同时应当提出解决问题的方法和措施。 答询报告主要是围绕上级机关的询问和要求进行答复，重点陈述对上级所查询问题的处理，包括处理的依据、态度、意见、措施和效果等。 一、函的含义 函是一种适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和大幅审批事项的行政公文。 二、函的种类 1.商洽函。这是用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。 2.询答函。它包括询问函和答复函。是上下级之间、评级或不相隶属的机关之间相互询问及答复问题时使用的函。 3.请批函。这是专门用于向无隶属关系的有关业务主管部门请求批准时使用的函。 4.复批函。审批答复申请事项时使用的函。 5.告知函。平级或不相隶属的机关、单位之间相互告知有关事项时使用的函。 函 三、函的写作要点 （一）标题 1.发文机关+事由+函（复函） 2.事由+函（复函） 3.发文机关+事由+给收文机关+复函 （二）函的正文内容 函的正文。包括缘由、事项、结语三项内容。 发函缘由主要写明行文的目的，说明发函的根据、原因；或交待就某事进行商洽的背景；或说明就某些具体问题进行询问的缘起；或提出就某事项的处理办法进行告知的原因等。 复函缘由一般写明所收悉的文件，以使对方尽快明了复函所针对的是哪份文件，或哪一事项。 事项部分，这是函的主体部分。这部分主要陈述发文机关的意见或建议，表达对收函方的希望和要求等。 结语部分，一般使用规范化结语。 四、函的用语要求 函的用语要求得体、客气、礼貌。“函”是平行文，是代表机关向外联系工作、告知或商洽事情、请求支持帮助的文种。 根据函的适用范围，想得到对方理解、接受、支持，取得圆满效果，就要善于在写作中运用恳切、谦和的语言表达，要充分尊重对方，避免使用“你们要……”、“你们不要”、“否则，由此引起的一切后果，有你方承担全部责任”等命令式的，声讨式的语句；也不宜用“承蒙关照”、“铭刻在心”、“终生难忘”等过分客套、过分感激的语句。 发函时，对主管机关要谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。复函时，则应态度明朗，用词准确，避免含糊笼统。 ?　　公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。?　　保密等级字体：一般用3号或4号黑体?　　紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）?　　文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）?　　发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体?　　签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）?　　标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。?　　 我国通用的公文格式 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体?　　正文的字体：常用3号或4号仿宋体?　　附件的字体：常用3号或4号仿宋体?　　作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）?　　日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）?　　注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体?　　主题词的字体：常用3号或4号黑