2017第十六届青岛国际车展重大事项通知函.doc

重大事项通知函 尊敬的 先生/女士： 非常感谢贵公司一直以来对青岛国际车展的支持和关注！ 由中国汽车工程学会、山东省汽车行业协会联合主办，由青岛嘉路博国际会展有限公司、山东汽车工程学会共同承办的2017第十六届青岛国际汽车工业展览会，将于2017年5月10日至5月15日在青岛国际会展中心隆重举行。展期临近，组委会将相关重要事项通知如下，望周知： 1、安全展示事宜。 （1）材料提交。请各参展企业在确认费用缴清、合同已签订完毕的情况下于2017年5月4日前提交《展台搭建委托书》、《参展商安全责任书》、《音响控制保证书》、《禁烟保证书》，否则不予办理入场手续。 （2）展台搭建。参展企业展台严格按照合同规定进行搭建，背景板须遵照组委会指定位置。展台的搭建须符合国家有关安全标准，并应遵守车展组委会和青岛国际会展中心的有关管理规定，保障临时搭建的设施、建筑物的安全，消除安全隐患 (如：酒精、稀料、橡胶水等)，每个独立房间需放置灭火器。大件包装箱等杂物，按组委会规定堆放到指定区域。室内所有场馆全程戒烟，现场发现吸烟者，按照1000元/人进行处罚。 （4）现场秩序。参展企业严格遵守国务院《大型群众性活动安全管理条例》，规范工作人员行为，保证现场的安全秩序，现场参展人员保证不出现打架斗殴、恣意闹事等行为，若有此类事项发生组委会将扣除搭建押金并追究参展方由此引发的一切责任。建议参展企业展期购买相关保险。 2、证件办理。组委会将于5月2日-9日统一发放布展证、参展证，5月7日（不含5月7日）之前请到香港中路169号天虹大厦1104办理，5月7日之后请到青岛国际会展中心五号馆组委会办理，具体规则如下：参展证分为A证和B证，其中A证供厂家及经销商主要领导使用。每日入场3次；B证供参展销售工作人员、模特、现场演艺人员、保洁、展台维护等服务人员使用，每日入场2次；VIP证供开幕式领导及贵宾参观使用，当日入场3次，可供5月11-15日使用。室内参展企业证件发放标准如下：参展商A证，经销商发放证件数量不得超过面积的2%；参展商B证，经销商发放证件数量不得超过面积的7%、参展商B证厂家搭建公司发放证件10张，参展商B证，厂家运营公司发放证件数量不得超过面积的3%。标摊客户布展证与参展证A证数量均不超过5张。 重要提示：证件使用前请先用微信扫一扫证面二维码，关注微信后方可激活该证件，激活后有信息提示。凡在规定的时间内没有交清费用、签完合同的，不予发放证件，不被允许进入展场，所有证件需在5月9日之前办理完毕。 证件负责人：张晓莉3、赠票领取。2017青岛国际车展组委会按照室内面积的二分之一、室外面积的四分之一向参展商发放赠票，企业在交齐参展费用后于5月3日后到香港中路169号天虹大厦1104领取。5月10日-15日任一天，持此已激活门票可在任意入口入场。 4、音响控制。2017青岛国际车展将着力打造静音车展，以保证各大展商与观众有序的洽谈环境。展期音量应有效控制在80分贝之内，若超过80分贝，将断电30分钟并处以3000元以上罚款。5月10日全天静音，除各自新车及新闻发布活动请自觉关闭音响。 5、媒体日活动及新闻发言人征集。为保证现场有序的发布环境，请各参展企业将5月10日新车发布基本情况及新闻发言人名单进行提报，以方便组委会组织有效媒体报道。（活动提报及新闻发言人征集表见附件） 活动咨询：李克伟 手机及微信邮箱：weeklee@126.com 6、参展企业亮点收集。为了更好的保证参展企业的展示效果，青岛国际车展组委会将对参展品牌进行展前预热，对参展品牌及车型进行免费宣传。请提供材料如下：各品牌参展车型及介绍，车型图片；是否有概念车，概念车名称及介绍；针对本次青岛国际车展制定特定促销政策及特价车型；青岛国际车展现场的发布及揭幕车型的图片及介绍等。请将以上的内容发往@ 7、展前推广。5月1日-5月15日，在各大媒体发布的广告及其它媒体宣传中建议提及“欢迎莅临青岛国际会展中心**号展馆**号展位参观2017青岛国际车展”等字样。 8、外籍模特手续申报。现场有外籍模特展示的企业请登录青岛出入境管理局网站了解相关政策，并提前持相关材料到青岛市行政审批大厅（市南区家乐福西侧）办理手续，组委会将协助提供部分材料。 再次感谢您对青岛国际车展的参与、支持！祝展出成功！ 附件： 媒体日活动申请表 尊敬的参展商： 2017青岛国际车展邀请了全国千余家媒体同步进行展会亮点报道。请各参展厂商提前将新闻发布会、产品说明会等向2017第十六届青岛国际车展组委会进行提报，组委会将根据同一展馆提报先后顺序安排发布时间，同时将新车发布顺序对所邀请媒体予以公布，倡导其多加报道。申请提报截止时间2017年4月30日。 活