第23章作业成效评估.doc

第23章　作業成效評估 23.1　　　 範圍 各機關就檔案管理業務執行過程與成效予以定期評估，包含訂定衡量指標、規劃評估資訊蒐集方法、查檢執行情形、評析及撰寫成效報告，並據以執行改進等事項。中央二級機關及直轄市、縣（市）政府對於所屬機關檔案管理作業成效評估，得參照本章辦理。 23.2　　　 名詞定義 23.2.1 衡量指標指用來檢測檔案管理作業之執行狀況與具體成效之明確特徵或要項，以評析目標達成情形；包括檢測作業流程之「執行過程檢核要項」及檢測作業成果之「作業成效指標」。 23.3　　　 處理要領 為瞭解檔案管理業務之推動情形與作業成效，發掘問題，各機關應配合上級機關或檔案管理局推動之相關評估規定定期辦理成效評估，必要時得由權責長官組成評估小組負責推動；其流程詳如圖23-1。 23.3.1 訂定衡量指標 23.3.1.1 各機關應依據既定中程目標、策略及年度施政目標，設定年度達成指標，以為執行衡量之依據，其關係如圖23-2；有關中程策略目標及年度施政目標之訂定，請參考第1章計畫作業。 23.3.1.2 各機關為辦理檔案管理作業成效評估，應就其檔案管理業務及作業流程，訂定「執行過程檢核要項」及「作業成效指標」，相關範例請參考表23-1。 1. 訂定執行過程檢核要項應注意下列原則： (1)可用以檢討工作執行進度、方法、分工、溝通宣導、資源分配利用、協調機制與過程等事項。 (2)可涵蓋檔案管理作業預定工作流程。 (3)可依客觀方式具體評估或衡量各階段預期之工作產出。 2. 訂定作業成效指標應注意下列原則： (1)可評估目標達成程度、實際效益及對問題改善之影響。 (2)應能兼顧客導向與成果導向之主、客觀衡量項目。 (3)應涵蓋某特定期間內預期達成之目標值。 (4)衡量指標應有互斥性、不重疊性、延續性及連貫性，並略具挑戰性，以就可用資源，經努力可達成者為原則。 (5)可配合檔案管理局推動之年度評鑑重點或機關檔案管理業務發展重點訂定。 23.3.2 規劃評估資訊蒐集方法 23.3.2.1 為應平時查檢及成效評估需要，各機關應對23.3.1.2所定衡量指標，預為規劃評估資訊蒐集之時間、地點、頻度與方法，相關範例請參考表23-2。 23.3.2.2 蒐集評估資訊可採行下列方法： 1. 蒐集登錄檔案管理作業相關統計資料及執行情形。 2. 定期派員查檢檔案管理作業執行情形，並予確實記錄。 3. 除前述調查統計與實地訪查外，可依所定衡量指標特性，運用問卷調查、面談、座談會、網路意見交流及服務信箱等方法蒐集必要之評估資訊。 23.3.3 查檢執行過程 23.3.3.1 各機關應根據蒐集所得評估資訊，就23.3.1.2所定「執行過程檢核要項」，定期檢視檔案管理業務之執行情形，並做成統計紀錄，以供隨時檢討執行狀況，並作為後續辦理作業成效評估之依據；相關範例請參考表23-3。 23.3.3.2 查檢重點如次： 1. 檔案管理作業是否符合相關法令規定。 2. 檔案管理作業是否符合本手冊規範流程。 3. 檔案管理作業執行情形與作業進度。 4. 比較各階段預期與實際工作產出之差距。 23.3.3.3 各機關檔案管理專責單位或人員應對23.3.3.1查檢結果，隨時檢討，採取必要之改進措施；必要時，並得修正目標。 23.3.3.4 各機關得就檔案管理事項，前往其他機關進行標竿學習；參考他機關之優點，檢討修正本機關之執行情形，提出改進建議。 23.3.4 評析作業成效 23.3.4.1 各機關應自行評估檔案管理業務之作業成效，並以具體數值或文字記錄評析結果，以瞭解實際成效，相關範例請參考表23-4。 23.3.4.2 評析之執行，必要時得邀集上級機關、相關機關或學者專家共同參與。評析重點應包含下列各項： 1. 檔案管理作業達成預期成效指標之程度。 2. 達成目標及作業成效所採取之措施、努力與成本支出。 3. 未能達成目標或作業成效之原因檢討。 4. 未來執行較佳之方法或替選方案。 23.3.5 撰寫報告及陳核 23.3.5.1 作業成效評估辦理完竣，應提出「檔案管理作業成效評估總報告」（參考格式，如表23-5）及「檔案管理業務綜合統計表」（參考格式，如表23-6），俾供未來相關施政、計畫規劃、執行與改進之參考。其報告內容應包括下列項目： 1. 現存問題評析。 2. 目標與相關衡量指標。 3. 評估資訊之蒐集方法與評析過程。 4. 過程檢核結果與已採行之相關措施。 5. 成效指標達成情形。 6. 發現問題及原因檢討。 7. 改進建議。 23.3.5.2 「檔案管理作業成效評估總報告」應簽陳機關首長核閱。 23.3.6 檢討與獎懲 23.3.6.1 各機關應對評估結果，確實執行改進措施，以達提升檔案管理效能之目的。 23.3.6.2 各機關得就評估結果，依公務人員考績法