行政办公室基础工作标准操作手册(公司)最终1.doc

行政办公室基础工作标准 操作手册 锦江国际酒店管理有限公司 目 录 第一章、常用公文格式…………………………………………………2 附：公文格式样张 ……………………………………………………7 第二章、公文处理办法（细则）………………………………………14 附：企业公文处理单（样张） ………………………………………19 第三章、文件报送制度…………………………………………………22 第四章、会议制度………………………………………………………23 第五章、重要情况报告制度及突发性事故、事件处理和报告制度…27 第六章、行政办公室人员入职培训制度………………………………30 第七章、《行政办公室基础工作标准操作手册》 执行情况监督检查办法………………………………………31 第八章、印章管理制度…………………………………………………33 第九章、档案管理办法 ………………………………………………36 附：文件材料归档范围类别及保管期限 ……………………………45 第十章、保密制度………………………………………………………56 第十一章、审批权限制度………………………………………………57 第十二章、行政办公室各岗位职责说明书（范例）…………………77 前 言 各企业行政办公室作为沟通联系和上情下达、下情上报的重要部门，在企业的日常经营活动中发挥着桥梁和纽带的作用。行政办公室的工作质量能够直观地反映出本企业的整体工作情况。同时，目前锦江国际集团正在进行国际化、规范化、市场化的改革，适时推行一套标准化的行政办公室基础工作程序，对提高北方公司所属企业行政办公室工作质量，充分体现集团化、规范化的要求显得尤为重要。为此，北方公司总经理办公室在对目前公司所属各企业行政办公室工作状况进行调研的基础上，结合各企业的工作实际，会同在京各企业行政办的主要负责人，共同编制本手册。 本手册是在以往北方公司下发的有关行政办公室工作各项制度、规定的基础上，进一步的完善和汇总。由于北方公司所属各企业行政办公室在职责范围、工作要求等方面存在不完全一致的地方，因此本手册只是对公司所属各企业行政办公室的基础工作做了相对统一的要求，而对于诸如：行政办公室岗位职责说明、权限审批制度等工作内容仅提供参考范例，实际工作中还需要各企业根据本企业自身的特点，以本手册的有关内容为依据，制定适合本企业具体情况的标准和程序。 本手册下发后，希望各企业要认真学习，严格履行本手册的要求，并在实际工作中不断总结、完善、提高，以使各企业行政办公室的工作更加规范、统一，符合标准。 第一章 常用公文格式 一、公文种类 公文种类主要包括决定、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下： 1、“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员。 2、“通知”适用于对各部门和各企业布置工作，阐明有关指导原则；发布规章、制度；转发上级单位和不相隶属的主管部门的公文；传达要求各部门、各企业办理和需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 3、“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 4、“请示”适用于向上级单位的请求指示、批准。 5、“批复”适用于答复下属企业请示事项。 6、“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。 7、“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。 二、公文格式 1、公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文文尾三部分。 （1）公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线。 1) 发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。发文机关标识推荐使用宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米X15毫米。 2) 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。年份和序号使用阿拉伯数码；年份使用全称，用六角括号“[ ]”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 3) 签发人：签发人姓名平行排列于发文字号右侧；签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他按发文单位顺序依次排列，下移红色反线。发文字号与最后一个签发人同处一行，与红色反线相距4毫米。 4) 红色反线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色反线。 （2）公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到落款部分。排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件、单位落款、成文日期、