档案就在您身边—家庭档案管理(PPT-47).ppt

档案就在您身边 ——家庭档案管理 吴中区档案局 一、家庭档案的定义 家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。如家谱、作品、证件、发票、照片、光盘等，它真实地记录了人们的家庭生活和经历，具有较高的保存价值，是国家档案的重要补充 。 二、收集范围和要求 人们家庭生活和社会活动极其广泛且形式多样，决定了家庭档案内容的丰富性、多样性。每个家庭生活所处的时间和空间不同，每个人所从事的职业不同，每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别。各家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围，并注重各种材料的收集与积累，对有保存价值的文字、表册、票据、声像、实物等材料做到随时产生随时收集。家庭档案的收集范围主要包括： 1．家庭成员在社会活动中形成的如工作笔记、发表的论文、研究成果等材料；获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等材料；家庭成员接受社会各界邀请的邀请函、书信、请柬等材料；家庭成员与社会各界交往的名片、校友录、同学录、通讯录等材料。 2．家庭生活中形成的如出生证、儿童成长记录、结婚证、户口簿等材料；家庭成员的体检表、病历、诊断书、化验单等材料；拍摄的各类家庭生活的照片、录象等材料；编写的家谱、家史等家庭综合材料；个人爱好收藏的各类书画、古董等材料。 3．家庭基本建设中形成的如建造、装潢房屋的合同、设计、施工、监理、质量检验、竣工图、验收、结算等材料；家用电器的说明书、保修卡、发票等材料。 4．家庭成员在经济活动中形成的如收入、支出项目，工资单、存折、基金、股票开户书及交易记录，投资合同、章程，各类保险凭据、借据、契约、贵重物品发票等材料。 5．家庭成员在其他活动中形成的具有保存价值的材料。 三、家庭档案的保管期限 根据1983年国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》和家庭档案的特点等，我们可以把家庭档案的保管期限划分为永久、长期、短期3种。　　 （一）永久，即无期限的保存。凡是记述和反映本家庭主要历史活动的，在社会和家庭活动中需要长远利用的，也就是具体重要保存价值的档案，应定为永久保存。如，家庭的组成情况、家庭中的重大事件等。　　 （二）长期，即保存30年至70年的，凡是在相当长的时期内，需要查考使用的家庭档案，应列为长期保管。如，本家庭制成的一般性的各种材料和比较重要的合同、契约、协议等，以及有关单位关于本家各成员任免、奖惩材料等。 （三）短期，即保存15年至30年的。凡是在比较短期时期内需要查考使用的家庭档案，则列为短期保存。如一般性的信件、笔记、礼单、借贷单等。 家庭档案的保管期限一般定为“长期”。 四、归档整理办法 家庭档案的归档整理过程就是将处于零散状态的各种原始凭据和资料进行分类、整理、编目，使之系统化的过程。 （一）分类 家庭档案的分类是将家庭及其成员所形成的全部档案材料，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。家庭档案的分类，是家庭档案整理的一个中心环节，分类质量的好坏直接决定了家庭档案整理的质量。 1．分类原则 ⑴ 选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发，既要符合实际，又要保持它们之间的内在联系。 ⑵ 分类层次要清晰，类的概念要明确，相互间界限需分明，不能互相交叉或重合。 ⑶ 分类的标准应一致，做法要统一，尽量避免前后互相矛盾。 ⑷ 分类必须便于家庭档案的整理、保管和利用。 2．分类方法 ⑴ 内容分类法。 按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、家庭建设类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。 ⑵ 形式分类法。 按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音（像）带类、光盘类、综合类。 ⑶ 成员分类法。 按家庭档案所记录的家庭成员，分为祖父、祖母、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成员就设多少类，外加综合