建设工程项目管理档案与影像资料.docVIP

1目的 为规范在项目管理过程中形成各类信息档案和影像资料，具有真实性，完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，特制定本作业指导书。 2适用范围 适用于本公司承接的项目管理项目，在实施服务过程中项目部的档案和影像管理工作。本作业指导书以上海市档案相关规定为主要编制依据，外省市项目按当地档案规定要求可作相应调整。 3术语与定义 3.1项目管理信息资料 项目管理信息资料是指在项目管理工作之中所形成的反映项目管理工作情况的信息，具体包括文字、图表、影（声）像、计算机软件、光盘等。 3.2建设项目（工程）文件 指建设项目在建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括前期文件、设计文件、施工文件、科研文件、竣工文件和竣工图。 3.3前期文件 在建设项目（工程）开工以前的立项、审批、征地、招投标等过程中形成的文件。 3.4 设计文件 在建设项目（工程）勘察设计过程中形成的文件，包括勘察报告、方案设计、初步设计、扩初设计、复杂过程的技术设计、施工图设计等文件。 3.5 施工文件 在建设项目（工程）施工过程中形成的文件，包括施工技术文件、设备文件、监理文件。 3.6 科研文件 在建设项目（工程）建设过程中与本项目配套的科研课题研究中形成的文件。 3.7 竣工文件 在建设项目（工程）竣工验收活动中形成的文件。 4引用文件 4.1《城市建设档案管理规定》 建设部令第６１号 4.2《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328-2001 4.3《建设项目（工程）竣工档案编制技术规程》 DG/TJ08-2046-2008 4.4《建设工程项目管理规范》 GB/T 50326-2006 4.5《管理手册》 4.6《文件控制程序》 4.7《记录控制程序》 4.8《工程项目管理服务质量控制程序》 5职责 5.1公司技术负责人 批准发布项目管理档案与影像资料管理作业指导书，负责重点项目档案资料交付审核。 5.2事业部/子公司技术负责人 对项目部影像档案资料管理工作监督， 对一般项目档案资料交付审核。 5.3项目经理 项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求，配置管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。 5.4专业工程师 各专业项目管理人员负责本专业范围相关项目管理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。 5.5信息管理员/资料员 负责项目管理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。 6工作内容及实施 6.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。 6.1.1信息资料的收集 6.1.1.1项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照项目管理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。 6.1.1.2对于公司知识管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集； 6.1.1.3对于公司业绩管理需要的信息按公司相关管理规定进行收集。 6.1.2信息资料的存储 6.1.2.1信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储； 6.1.2.2信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放； 6.1.2.3对反映顾客满意度、咨询服务质量需进行统计分析的结果性资料应形成书面文件。 6.1.2.4信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。 6.1.3信息资料的传递 6.1.3.1各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录； 6.1.3.2项目管理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告； 6.1.3.3通过管理网络发布和传递相关信息应履行公司规定批准手续，以密码授权形式实施，确保文件传递的保密性； 6.1.3.4信息资料的发出或借阅应建立发文或借阅登记手续。 6.1.4信息资料的反馈 6.1.4.1对发出需要反馈的信息资料均应有封闭处置和归档的要求； 6.1.4.2对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。 6.2信息资料的管理要求 6.2.1各类资料应按分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”； 6.2.2各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称； 6.2.3每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录； 6.2.4信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善； 6.2.5信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存； 6.2.6信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。 6.2.7信息储存在硬盘、光盘及其它存储媒体的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。 6.3信息资料管理工作的质量