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基层疾控防疫机构业务建档及管理模式探析摘 要：综述基层疾控防疫机构业务建档存在资料不全、保存分散、制度不完善、概念模糊、利用率低等问题，同时提出定性分类、分级管理、数据录集、及时更新、规范建档与建特色档结合的建议。 关键词：基层疾控防疫机构；卫生防疫；业务建档 中图分类号：R197.32文献标识码：A文章编号：1673-2197（2008）09-0129-02 基层疾控防疫机构承担着疾病控制、卫生监督监测、健康教育等群体预防工作，是我国疾控工作最为基础、不可或缺的一线环节。基层疾控防疫机构在日常工作中，形成了大量的业务技术档案，它不仅是业务活动和质量管理的重要依据，也是大规模科研和政策制定的原始数据源。随着管理目标的不断提升和各种技术手段的应用，对基层疾控机构的业务建档和管理使用也相应提出了更高的要求。 1 当前存在的问题 1.1 基础档案资料不全 由于历史原因和以往技术条件的限制，许多基层疾控机构的基础档案资料不够完整，缺失较多。这其中既有管理和认识方面原因造成，现在仍可补充完善的档案资料；也有相当多的原始资料是日后无法弥补的。 1.2 管理保存分散 因职能定位和管理序列等方面曾几经变更，致使业务档案的管理较为分散，站、科二级管理模式较为常见，但各地存在站科职能划分和管理的差异，采取的管理模式也不尽相同，各级业务部门之间脱节较多，使得相互交叉、相互推诿和衔接不够的情况时有发生；甚至有些较为重要的档案资料未实现专人专管，散落在相关工作人员个人手中，而随着工作的变动等发生新的缺失。 1.3 专管制度不完善 部分基层机构档案管理制度不健全，缺乏统一的管理标准和相关的检查考核制度，这既不符合档案管理的基本原则，也不能满足卫生防疫业务开展的需要。相当一部分机构未安排专门的档案管理人员，也少有进修学习机会，缺乏系统的档案知识培训，其管理水平多停留在经验上，缺乏创新和活力。 1.4 建档认识不足，概念模糊 许多基层机构对业务档案管理的重要性认识不足，不仅对资料不能准确、及时、完整地整理归档，进行进一步的信息资源开发；而且由于未对大量监督监测材料做进一步加工，形成分析性报告，而形同一般性工作小结，致使档案资料的效用大打折扣。此外，还有相当一部分档案资料已经陈旧过时，但又不能及时更新或更新不够，也严重影响了其使用价值。 1.5 调档困难，利用率低 基层机构普遍硬件条件差，运用计算机及网络技术管理档案的较少，许多还是手工收集、检索，信息量小，调档困难，利用率低，不利于档案的收集、利用和开发。 2 建议 2.1 定性分类，分级专管 基层疾控机构档案分类仍应按照总体性、综合性、分析性和学术性的原则进行划分。那些能够反映业务工作全貌和工作水平，有利于把握全局做出正确决策的档案资料应由防疫站专管，其中包括：业务工作法规、标准及技术方法的研究档案；各项业务工作计划、总结、月报、旬报、年报、调查表等；法定传染病和慢性病的流行病学调查、防治规划、总结和监测综合材料及疫情动态分析、疫情流行趋势预测等；计免方案、效果观察和接种事故的调查，免疫监测报表；卫生监督、监测的总结分析；重大事故、疫情暴发、食品污染与防治、食物中毒调查处理档案等。站管档案应由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并定期交由站档案室统一归档保管和使用。除此之外，在日常业务活动中形成的大量服务对象档案材料，则由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和备查。这样站、科两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾。 2.2 重视基础数据采集 防疫业务具有较强的延续性，在监督监测中，经常会使用到前一年或前几年形成的监督监测档案进行比对，这就要求相关的基础数据必须完整、准确，而基础数据的采集往往需要大量细致的工作和积累才能完成。 2.3 及时更新核对 业务档案的一个重要特性就是时效性，这就要求建档管理过程中必须不断进行核查更新，以保证新资料的补充和完善，同时，还要对一部分不再具有保留价值的档案资料进行注销和替代更新。 2.4 规范建档与建特色档结合 业务档案管理应与其它档案的管理一样，要对照等级站标准，制定一整套健全的规章制度，对每一项工作环节都要有具体规范要求，真正达到规范化、制度化、科学化，减少随意性和盲目性，达到管理效能高效化和管理行为法制化。各地还可根据自己工作的特点和不同要求，建立自己的特色业务档案，这不仅可以更好地满足防疫业务工作日常需要，也是科学发展观的要求和体现。 2.5 加强交流沟通和利用 提高全体工作人员对业务档案规范化和重要性的认识，是有效沟通和利用的基础和前提，因为大家既是原始档案的形成者，又是日后的利用者和受益者。