商务信函基本知识.ppt

清楚（clearness） 完整（completeness） 具体（concreteness） 简洁（conciseness） 礼貌（courtesy） 体谅（consideration） 2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”，引发双方发生激烈争吵，导致秘书被迫离职。 Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person. With immediate effect,you do not leave the office until you have checked with all the managers you support-this is for the lunch hour as well as at end of day,OK? Ms. Rebecca, On Tuesday evening, I failed to enter my office partly because I forgot to hold the key on my person. But had you not locked the door of my office, I would have entered my office immediately. So each time you leave the office, could you please check with all the managers you support? Thank you for your consistent support for me. Yours truly, Soon Choo 常见的信纸规格有以下几种：185*260mm（16K）、210*297mm（A4）、216*279.5mm（信纸）。一般的信纸采用80克——100克的普通纸即可。 信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将书写位置占去太多，是信纸失去了原有的功能。 折叠信笺的常规方法有： 一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意。 二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。 三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。 一、信头部分 受文者尊称 二、正文部分 开头/结尾应酬语 三信尾部分 一般英语商业书信从结构上可分为以下几个部分： 信头、编号和日期 、封内地址、称呼、事由、信文、结尾语、结尾礼词、签名、其他(附件 、注意事项、副本抄送、附启）。 （一）信头（Letter Head) : 信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。 Richard Thomas Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, England Tel Fax SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD P.O.Box No. 1752, Shanghai 20002,China Tel Fax E-mail: spcld@online.shcn （二）编号和日期 1.编号 （Reference No.) 有的信