财务档案理办法.pptVIP

1 * 倾向总公司财务中心情况，各地公司参照收集参考整理。 注意档案与文件资料的区别： 1、尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。 2、对日后没有查考价值的文件不是档案 。 1 * 也可使用塑料文件夹插页册归档，但需按文件类别、年度分开归档，并按总公司档案室要求制作文件目录表。 会议纪要按分发不同查阅人划定密级 1 * 文件编号规则：年度+月度+文件类别（汉语拼音代码）+四位流水号 09年财务部发文：《关于内部收发文管理规定》 WBJG：自外部监管机构收到的文件 FZJG：对分支机构发文 ZJLS：总经理室发文 HYJY：会议纪要 QTWJ：其他文件 1 * 1 * （具体参照制度中附表 财务档案保管期限） 附表 财务档案保管期限 1 凭证类 1.1 原始凭证 15年 1.2 记帐凭证 15年 1.3 汇总凭证 15年 1.4 其他会计凭证 15年 2 帐簿类 2.1 总帐 15年 2.2 明细帐 15年 2.3 日记帐 15年 （现金、银行存款日记帐保管25年） 2.4 固定资产登记表 （固定资产报废清理后保管5年） 2.5 辅助帐簿 15年 2.6 其他会计帐簿　　15年 3 报告类 3.1 月度、季度会计报表、财务分析及管理报告 10年 3.2 年度会计报表、财务分析及管理报告（预决算） 永久 3.3 其他财务报告（如财务专题报告） 永久 4 其他类 4.1 会计移交清册 15年 4.2 会计档案保管清册 永久 4.3 会计档案销毁清册 永久 4.4 税务申报资料 永久 4.5 各类证照 永久 4.6 房地产、有价证券等产权文件 永久 4.7 其他债权、债务文件 业务结清后 10年 4.8 银行存款余额调节表 5年 4.9 银行对帐单 5年 4.10 银行贷款合同 10年 4.11 银行开户资料 10年 4.12 ORACLE财务软件数据备份 永久 4.13 项目工程结算文件 永久 4.14 合同档案 永久 4.15 其他财务档案 10年 注意：装订时发现有的A4纸张对折完全随装订机钉死，查阅时无法展开的情况。 1 * 1 * 总公司目前凭证盒册厚度为3.5厘米 总公司目前为天意兴隆2150C NB200 型凭证装订机-热胶管 1 * 总公司档案室要求2010年全部财务档案需编著页码，以防止凭证抽换丢失等情况。 银行存款对帐单按不同账户区分进行整理装订，每月月底装订一次。 总公司银行对账单目前为A4横板规格，表单封皮模板已下发。 1 * 曹明华经理单独进行过串讲，具体再双方碰过细则出台前不着重进行讲解，后续定稿后会下发相应通知文件。 移交时间：总部单证档案按季度进行移交（每季度25日前）；各地公司机构单证档案按月度进行移交（每月25日前）。 发票、收据存根联类整理装订要求 （1）按照流水号顺序每50或100份装订成一册，作废及注销单证每联次需加盖作废或注销章并且全联次齐全。 （2）册内流水号缺失不连续的，需在每册内附单证管理员签字确认的缺失明细及缺失情况说明，以保证每册流水号连续。 （3）装订封面及封底使用非有价单证-1既有格式（代码为999924和999925），且将封面内容填写完整。 （4）每册内附销号表或使用明细（须有流水号及对应金额），涉及多张销号表的须全部附内。 （5）将装订好的票据装入会计凭证盒或档案盒，盒外需准确标明内装票据的册数及流水号段。 注：流水号必须统一使用系统中的15位流水号（除未入系统的收款收据及手写发票） 1 * 财务部支付款项的各类经济合同。 1 * 1 * 总公司合同档案组卷方式： 按时间顺序从总公司印鉴室接收的合同实物依次编写流水号顺序组卷装盒。将档案盒封面档案类型、年度、第几盒，共几份等逐项填写齐全。 按照给付类合同文件模板制作移交清单。 1 * 1 * 1 * 实物档案：包含公司各类证照、参加社会重大活动中获得的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、牌匾、证书、荣誉册等；外单位赠送的礼品、纪念品等均为实物档案。 整理要求： （1）部门档案管理专（兼）人员平时应