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（二）信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从版头文件格式要素说明。 （三）会议纪要格式 会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置：上边缘至版心上边缘为25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从版头文件有关规定。 3、印章使用特殊情况 以机关领导人名义发文的，必须由签发文件的领导人亲笔在落款处签字或加盖签名章。 签名前必须有其职务功单位和职务。 4、用印的基本原则 骑年压月，上大下小。 5、注 意 联合行文，主办机关印章在前；若两个单位联合行文，两个印章均压成文时间。三个或三个以上单位联合行文，每排最多排3个印章，多出的均居中排列。 印章不得落白，需先标注发文机关代全称，然后用印。 六、成文日期 1、成文日期的位置 成文日期一般位于正文末尾右下方。有部分公务文书的成文时间还可以放在公务文书标题的下方或发文字号同行右首。 2、成文日期确定的标准 (1)一般以机关单位负责人签署的日期为准； (2)凡属会议通过的文件，以会议通过的日期为准； (3)凡属一般例行的公文，如请示、批复、函等，可以以实际发出的日期为准； (4)联合行文，以最后一个机关领导人签署的日期为准； (5)电报，以实际发出的日期为准； (6)重要的法规性文件，除标明会议通过的时间外，还应注明文件生效的时间。 3、成文日期的撰写方法 成文日期必须用汉字书写。成文日期应当写明年、月、日 ，且必须写全。 七、附 注 1、什么是附注 公文的附注是指公文需要说明的其他事项，包括阅读范围、印发传达范围，可否登报、刊等内容。 2、附注的位置 附注一般置于“落款”下方的左边，主题词之上。 3、注意：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 第四节文尾部分 一、主题词 1．主题词的性质 主题词是用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语 。 2、主题词表的构成 现行公文主题词表共分三层，第一层是对主题词区域的分类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类。第三层是类属词，即类别词下所属的各个词汇。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标注。 3、主题词的标引方法及注意事项 (1) 主题词的标引数量最多不超过5个。 (2)主题词的标引顺序是：类别词+类属词。 (3)若文件的内容涉及到两个类别，则应先集中对一主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引，可标为“类词1十类属词1十类别词2+类属词2”。 (4)在标引主题词时，先标反映文件内容的主题词，再标反文件形式的主题词。 (5)根据需要，可将同一区域或不同区域中不同类别的主词进行组配标引。 (6)当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属时，可只标类别词；如果在整个主题词表中都找不到能准确反映件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词标注“*”符号，但是上行文不得使用自定词目。 4、主题词的标注形式 “主题词”三个字，后点冒号(：)，然后由左向右排列主题词，词与词之间空一格，不用标点符号。 二、抄送机关 1、抄送机关的性质 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。 2、抄送机关顺序 如果抄送的机关、领导人较多，可按党政机关的级别、领导人的职级排列，其他情况下一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门、群众团体、企业的顺序排列，用规范化简称。 三、印发机关及印发日期栏 印发机关一般是制发公文的机关里的秘书机构，标出这项内容以示对印制公文负责。 印发时间是指印发该份公务文书的时间，可以是成文时间，也可以与成文时间不一致，稍晚些。 五、签 发 人 1、什么公文需要签发人？ 上行文应当注明签发人。 2、联合行文时只需主办单位标注签发人 六、份号、隔离线 1、“绝密”、“机密”０加份号 2、标注形式“份号”或“No”后加文件顺序号 ３、隔离线常见形式 （１）政府令 （２）党政文件 （３）会议纪要 （４）简报 天开公司关于加强文书档案工作的通知 各分瓮，各处、室： 为贯彻瓯江市人民政府《关于进一步加强企业档案工 作若干意见》（沪府[2005]2号）文书精神，加强本公司 及下属单位文书档案工作，·········。 附件：1、················意见 2、···············的通知 二○○四年一月二日 （此件须在中层干部会议传达） 是附属或说明正文的文书材料，是文书的重要组成部分；应标明附件顺序和名称