电子校务文件归档系统设计与实现 design and implementation of file archieving system for electronic school affairs.pdfVIP

内蒙古工业大学学报 J0URNALOFINNERMONGOLIA 第35卷第3期 UNIVERSITYOFTECHNOLOGY 文章编号：1001—5167《2016)03—0013—04 电子校务文件归档系统设计与实现 徐 丹 (内蒙古工业大学党政办公室，呼和浩特010051) 摘要：本文运用网络技术和数据库技术对电子校务文件归档系统进行了设计，在对系统需求分析 和归档流程设计的基础上，具体实现了电子校务文件归档系统。 关键词：电子校务；文件归档；高校档案 中图分类号：G270．7 文献标识码：A 0 引言 随着科技和社会的发展，高校的日常工作已经全面开始电子化和网络化——借助计算机和网络技 术，将高校的整个管理和服务流程通过网络来实现，即电子校务。电子校务使各种校务工作突破了时间 和空间的限制，发展电子校务不仅可以汇集各种相关信息，减少工作流程，提高工作效率，而且还能够增 加校园信息的透明度，促进师生与学校之间的沟通与交流，提高学校的行政服务能力和管理水平，推动 学校整体办学水平的提高。电子校务是高校教育信息化建设的重点，也是实现教育管理现代化的主要 手段‘1—2|。 电子校务直接实现了无纸化办公，电子文件取代了纸质文件。在如今的计算机和网络技术发展状 况下，电子文件具有存储方便、查询快捷和易于共享等诸多优点。与传统的纸质文件一样，电子文件也 需要归档，让具有保存价值的电子文件由形成部门移交到档案部门转换为电子档案[3]。这些电子文件 是高校工作的原始记录，是档案必不可少的组成部分n]，因此电子校务文件归档有十分重要的意义。传 统的文件管理方式已不再适用管理电子文件。电子文件具有信息与载体可分离、文件管理流程非线 性[53等特点，增加了其归档工作的复杂性。目前各高校电子校务的建设水平参差不齐，采用的电子档案 管理系统主要分为两种：一种是现成的商业档案管理软件系统，如世纪科怡、清华紫光、东方飞扬、数字 兰台等；另一种是部分高校根据自己的实际情况和需求所研发的系统，这主要取决于学校在档案管理方 面的现有基础、人员构成状况、资金情况和预期要达到什么样的档案管理效果n-7]。本文基于实践与理 论思考，分析了电子校务文件归档的需求，设计了文件归档流程，最后编程实现了电子校务文件归档系 统。 1 电子校务文件归档系统需求分析 电子校务文件归档系统的关键是要确保电子文件顺利归档，将有价值的文件保存到电子校务归档 数据库中，妥善储存以备再利用。它的主要功能应当包括对电子校务系统中的文件进行采集、分类、组 织、鉴定、存储和检索等嘲。在电子校务环境下，要求文件归档系统不仅要含有其他信息管理系统通常 具备的功能，还应具备符合其自身特点的功能。综合考虑，高效的电子校务文件归档系统应该具有以下 功能： 收稿日期：2016-09—09 作者简介：徐丹(1965一)，女，副研究馆员，研究方向：档案管理。 万方数据 238 内蒙古工业大学学报 (1)实现海量电子文件的集中保存、管理与共享； (2)实现归档文件信息的自动采集和组卷； (3)归档过程中当同一文件被自动划分到多种类别中时，不进行文件的复制，而是将其存放在一个 类别中，其他类别通过指针来链接； (4)能够对不同的用户，包括管理员、文件相关的操作者和一般查询用户进行权限设置，防止对电子 文件内容的篡改； (5)能够对归档的文件进行查询检索，以方便档案文件的再利用； (6)能够在线对电子文件进行编辑，避免将电子文件下载后进行修改再上传的繁琐步骤； (7)自动产生详细的文件修改日志，真实详细地记录电子文件生命周期内的所有修改情况，以确保 档案文件的真实性、完整性、有效性； (8)提供与其他OA(OfficeAutomation)系统的快捷接口，文件归档系统只是电子校务系统中的一 部分，与相关系统的快捷接口可以极大地提高工作效率； (9)能够对重复登记的电子文件进行提示和阻止。