文件和资料的控制作业指导书.doc

制/修订 履历(Revision History) 区分 (Division) 年/月/日 (Date) 修订者 (Revisor) 修订 内容 (Revision contents) 修订 事由 (Reason for revision) 修 订 履 历 0 2006.08.10 梁 黎 新制订 规范文件和资料处理流程 1 2006.12.10 梁 黎 修改外来文件/资料的管理办法 与程序文件相符 2 2007.03.15 梁 黎 补发文件需填写 《文件补发申请单》 规范补发文件流程 3 2012.10.11 赵 岚 变更文件审批流程 变更文件更改申请表 出口许可证审核不符合项 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 裁 决 编 制 审 核 批 准 质量 保证部门：孙道跃 (Confirmed by QA) 发布处(份数) QA：1份 设备管理：1份 管理部：1份 机器事业：1份 母线槽：1份 铝事业：1份 合 议 目的 规范文件和资料的处理流程，推进ISO品质经营系统的统一化。 适用范围 适用于LSCW法人内部所有需要受控的文件和资料(包括外来文件)。 参考文件 《品质标准管理规定》(LSCW(00)-B-1101) 《品质标准管理细则》(LSCW(00)-B-1101-01) 用语的定义 4.1受控的文件包括：质量手册、程序文件、作业标准、作业指导书、产品规格、设计书、出入库检查规格\等等。 4.2受控的资料包括：对外签约文件和技术性文件，如客户提供的标准和图纸等 4.3外来文件包括：国家标准、行业标准、法津法规及客户提供的技术文件、技术标准等，具体包括书面文件、传真等。 责任和权限 5.1 QA部： 1)由质量部统一负责受控文件和资料的管理工作。 2)质量部有义务指导文件拟制部门如何对文件进行标准化，并有责任审核标准化格式是否达到要求，且对文件编号的正确性负责。 3)质量部对文件的最新版负责。 5.2 文件拟制部门： 1)文件的拟制部门必须对文件的正确性和有效性负责。 2)文件拟制部门必须按照《品质标准管理细则》要求对文件进行标准化。 5.3文件的批准及审核者： 1)文件的审核者(会签者)必须对文件内容的可行性负责，审核者(会签者)必须是文件内容所涉及部门的负责人。 2)文件批准者必须对文件内容的实施效果负责，批准者必须是拟制者所在部门的最高主管或以上领导。 业务步骤 6.1文件的形成、批准和发布 1)文件的申请/作废审批过程： (1)文件的申请审批：文件在发布前应由相关人员提出申请，填写《文件更改申请表》，部门负责人审批文件和适用性。第三、四级文件由文件部门和管理部门指定专人拟制，一般为工程师和管理人员；第二级文件由文件归口部门的负责人或授权人拟制；第一级文件由体系负责人拟制。质量部控制文件的申请要求，避免重复和不符现象出现。 (2)文件的作废审批：文件在作废前应由相关人员提出申请，填写“文件更改申请表”，部门负责人进行审批。 (3)文件内容涉及到其它部门的，应先讨论统一意见。尽量避免文件在会签中出现不同的意见，文件退回拟制者重新拟定。 2)文件的标准化过程： (1)文件拟制者按照《品质标准管理细则》(LSCW(00)-B-1101-01)中的格式要求，首先对文件进行标准化，标准化结束后将文件送至质量部，质量部对文件格式的标准化进行检查确认，同时按编号规则对文件进行编号。 3)文件的审核： (1)文件拟制者将标准化后的文件，根据文件内容涉及到的部门，进行送签(会签)。会签的部门原则上只能由部门负责人审核，如部门负责人短期内不在公司，则可由部门相关授权人审核。 (2)文件审核时，会签部门审核者应在收到文件的两天内完成，如审核部门提出修改意见，拟制者与意见提出者进行协商解决；有重大修改意见的，由拟制部门组织相关部门开会讨论，解决后第二次审核。如第二次审核未通过的，该文件暂停，意见上报上一级主管讨论并决定。 4)文件的批准和接收. (1)第一级文件的批准者必须是公司法人长；第二级文件根据文件的内容、涉及的部门，可由法人长及相关事业部门的总经理批准；第三、第四级文件一般由文件拟制部门的最高负责人批准发布。 (2) 文件会签结束之后，文件拟制人员应将文件原稿交至质量部统一管理。 5)文件的分发和回收 (1)文件拟制人员可以根据文件内容涉及到的部门及人员，建议文件的分发对象，但质量部可根据体系的要求和文件的要求，增加分发对象，并最终决定具体要分发的部门和人员，由质量部负责按照指定的部门、