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第八章档案利用服务与统计 档案利用工作 1、档案提供利用工作的含义 档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 2、档案提供利用工作的基本要求 档案馆（室）应当为档案的利用创造基本的条件，简化手续，提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握和分析档案的利用效果。 3、指导思想 档案利用工作的指导思想是，全面、及时、准确、有效地为档案用户服务。 （1）全面：提供本馆室藏中档案信息，同时推荐其他馆室档案线索； （2）及时：建立科学的检索体系，熟悉档案内容与成分，及时满足用户需求； （3）准确：要准确地分析和把握档案用户的利用需求； （4）有效：积极主动地为用户查找档案与资料，努力提高服务工作的质量；大力开发档案信息资源，建立完善的检索系统，编辑出版各种档案史料，提高档案服务人员思想业务素质，不断增强为社会提供档案信息服务的能力，主动地有效地为利用者服务。 4、意义 （1）提供利用是档案工作的根本目的； （2）利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响。 档案利用的方式方法 一是提供档案原件服务，指根据档案用户的利用需求，直接提供档案原件给用户查询。 二是提供档案复制品服务，指为了保护档案原件，制作各种档案复制件，以代替原件提供利用。 三是提供档案信息加工品服务，指根据档案内容综合编写参考资料提供服务。 档案利用服务的实施途径主要有以下几种： 阅览；外借；展览；制发档案证明；制发档案复本；档案目录信息服务；档案咨询服务。 按照现行法律、法规和规章的规定，可以向公众开放的文件和档案包括三部分： 一是“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。” 二是“国家档案馆保管的经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。” 三是已公开和可公开的现行文件，应免费向公众开放，这是政府信息公开的要求。 档案开放 1、开放档案的含义 开放档案就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除封闭，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。 具体含义： （1）确立了开放档案的范围：即一般可以公开的档案、文件和已满一定保密期限的档案文件，均应向社会开放； （2）明确了开放档案的用户对象：即向社会开放，向一般公众开放； （3）简化利用手续是开放档案的基本特征之一。 1987年颁布的《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。” 2、开放档案的原则 （1）开放档案应遵循合法原则 （2）开放档案应遵循主动原则 （3）开放档案应遵循及时的原则 （4）开放档案应遵循易用的原则 3、开放档案的意义 （1）开放档案是社会文明程度的体现； （2）开放档案有利于促进档案馆事业的发展。 4、开放档案的要求和措施 （1）正确处理档案开放与控制的关系，明确开放档案的具体范围； （2）做好基础工作，为开放档案创造必要条件； （3）建立和健全开放档案的利用管理制度； （4）通过多种形式加强开放档案的利用服务工作； （5）做好开放档案的公布工作； （6）加强档案宣传，增强社会档案意识。 档案统计工作 1、档案统计工作的内容 档案统计工作就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势，揭示档案和档案工作量变过程的一项业务环节。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段，同时也是对档案工作进行宏观控制、监督的有效手段。 其内容包括档案的进出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案检索工具、编研资料、提供利用的登记以及档案构成、利用效果、机构人员等情况的基本统计和其他专门统计。总而言之，档案统计工作包括对档案实体及管理状况的统计和对档案事业组织与管理状况的统计两部分。 2、档案统计工作的意义 （1）档案统计工作是进一步做好档案实体管理工作的重要依据。 （2）档案统计工作是档案事业建设的一项重要基础工作； （3）档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。 档案统计工作的要求 1、要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是对档案统计工作首要要求。档案统计自1984年起已纳入国民经济和社会发展计划的国家统计指标体系，因此，档案统计必须依据统计法规，如实地提供统