AIS中业务流程及数据处理循环集成.docVIP

AIS中业务流程及数据处理循环集成[摘 要]公司级会计信息系统是基于会计视角的公司集成管理信息系统的一个子集。公司级会计信息系统可划分为采购付款、生产转换、销售收款、人力资源以及理财5个主要的业务流程。在公司级会计信息系统内部，与各个业务流程的运行相集成的是相应数据处理循环。按照数据处理逻辑上的先后，可将数据处理循环分为四个基本环节：数据输入、数据存储、数据处理和信息输出，每个环节都具备自身的运行特点和控制上的关键措施。 [关键词]AIS 业务流程 数据处理循环 集成 AIS（Accounting Information System，会计信息系统）是一个收集、记录、存储和处理数据，用来为会计决策提供信息的系统。AIS可以是基于纸和笔的人工系统，也可以是使用最新IT技术的复杂系统，或者介于二者之间。不管采用何种方法，建设AIS的过程是类似的：AIS及其使用者都必须收集、录入、处理和报告数据和信息。纸笔和计算机软硬件只不过是产生这些会计信息的工具不同而已。 AIS通常由以下六大要素组成： （1）操作系统以及完成不同功能的人员；（2）涉及收集、处理、存储公司活动数据的手工及自动化的业务流程和规定；（3）关于公司及其业务流程的数据；（4）处理公司数据的软件；（5）信息技术基础架构（包括计算机及外部设备，用来收集、存储、处理和将数据转换为信息的网络通讯设备等）；（6）保护AIS系统的内部控制和安全措施。 以上六大要素共同作用，使得AIS可以收集和存储关于公司活动、资源和人员的数据，将数据转换为决策有用的信息，以便财务人员能计划、执行、控制和评价业务活动、资源和人员，以及提供足够的控制来保护机构的资产（包括数据），以确保资产和数据的可用性、准确性和可靠性。 一、AIS中的主要业务流程 AIS中从获取交易数据到产生诸如财务报表等信息输出的过程成为业务流程。AIS通常可以分成如下五个主要的业务流程： （1）销售收款流程：销售商品和劳务以换取现金或未来收现的权利。 （2）采购付款流程：为了换取现金或未来收现的权利，公司购买存货准备销售，或者购买原材料用以生成产品。 （3）生产转换流程：将原材料转换为产成品的过程，也称为生产流程或转换流程。 （4）人力资源管理流程：雇佣、培训、补偿、评价、晋升和终止员工的过程，在小型公司中也称薪资流程。 （5）理财流程：公司出售股权给投资者或借款以获得资金，投资者收到股利或者借款利息。 这些业务流程重复不断地处理一些相关的交易。如大多数销售收款流程中的交易或者是提供商品或劳务，或者是收款。这些基本的业务流程各自依靠一系列公司业务活动来完成。如公司在进行一次销售之前可能需要回答一连串的客户咨询、检查存货量等活动。另外，公司在赊销前还要检查客户信用，当每次收到货款时都要更新信用记录等。 在很多会计软件包中，不同的业务流程被实施成各个相对独立的功能模块。每家公司都不需要购买并实施所有模块。有些类型的公司有特殊的业务需求，如金融机构有贷款—储蓄和投资—贷款等流程，这些业务流程和涉及客户账户和贷款的交易相关。另外，对于给定的业务流程的本质会因公司类型的不同而不同。如服务性公司的付款流程，例如记账公司或法律机构，就不涉及商品的采购付款与销售收款交易。每个业务流程的最后一项活动都是“给其他业务流程提供适当的信息”，这显示了各个业务流程之间的连接，以及它们与总账及报表系统的接口。 二、数据处理循环与业务流程的集成 AIS的重要功能之一是有效和高效地处理公司交易数据。在人工会计系统中，数据被写在纸质的凭证和账簿上。在计算机系统中，数据被录入计算机，并存储在文件和数据库中。使用数据产生有意义的相关会计信息的过程被称为数据处理循环。数据处理循环分为四个基本步骤：数据输入、数据存储、数据处理和信息输出。 会计师在数据处理循环中起着重要作用。会计师必须和AIS系统分析人员相互合作，共同回答以下问题：机构应当录入和存储哪些数据？谁有权访问这些数据？怎样组织、更新、存储、访问和检索这些数据？如何满足预期的和非预期的会计信息需求？为了入木三分地回答以上问题，会计师必须理解数据处理循环的相关知识。 1. 数据输入 数据处理循环的第一步就是在交易发生时，获取交易数据并输入计算机会计信息系统。数据获取过程通常因业务活动的发生而触发。每个业务活动必须要收集三方面的数据：（1）活动/事项本身；（2）被该活动影响的所有资源；（3）参与该活动的所有人员。 例如，销售收款流程中最频繁发生的交易就是销售，现销或赊销。公司可以收集关于销售活动的以下数据：（1）销售发生的日期和时间；（2）销售人员和检查人员数据；（3）销售发生的地点及检查记录；（4）销售的货品清单；（5）每个货品的数量；（