第三章 秘书交际.ppt

秘书人际关系和沟通 第三章 注意形象 注意礼貌 换位思考 与人为善 赞美同事 主动交往 保持适当距离 说话留有余地 为人不固执 办公室语言另类解读 做一个忠实的听众 秘书与领导的关系 关系特征：主从性、补充性、首属性、平等性 秘书与领导的相处要把握好分寸，要与领导成为朋友，又不能亲密无间，太随便。 不要过多涉及领导私生活，陷入僵局。最好是保持清醒头脑和相应的独立性。让他感到你的存在，但又非无所不在。 体谅领导劳苦，分担领导压力，不急于表功，不忙着提建议（你的建议表明对领导目前工作的不满，要择时机） 不依靠领导，能独当一面。 五种不同领导风格类型 专制型领导，自恃聪明能干，不愿接受下属意见及合理有效的方案，刚愎自用。认为决策是领导层的事，下级只要执行就行。管理风格直来直去，比较容易揣摩。要求下属绝对服从和忠诚。你只要懂得尊重他的权威按他的意见办事即可。 民主型领导，凡事愿意听听下属的意见，你不妨适当体协队与公司、单位的意见、建议，表现出自己的能力。但要注意不要因为他作风民主就随便跟他开玩笑甚至践踏他的权威。 五种不同领导风格类型 放任型领导,对下属基本上不管不问，爱干什么就干什么这种领导责任心不强，马大哈，或者暗中观察每个人的动向，最好已做好自己工作为好，否则出了问题还得自己兜着。 威慑型（冷面杀手，无情打击），不好惹，要夹着尾巴过日子千万不要领导看你不顺眼。否则不会有好日子过。 交易型领导，信奉你为我干活，我为你办事。赏罚分明，按规章办事，不讲人情。一切以实力为原则。人际关系简单明了。 处理与领导关系原则 主动配合适应 尊重与服从，但不盲从 委婉提醒，适时规劝 维护上司间团结 主动配合适应 了解你的领导，包括性格、需求、工作风格，以便能更好的领会领导意图，更好的配合领导工作，并且工作的更轻松。如： 模糊型领导，性格中庸，领导能力不够，布置任务时含含糊糊，笼统，没有明确具体的要求，可以有多种理解或前后矛盾，以至无法实施操作。对待这样的领导接受任务时一定要问清具体要求，完成时间，人员落实，资金数量，质量标准等尽可能明确并记录在案，必要的时候用语言诱导其作明确判断，如“您的意思是”“是不是说”或进一步延伸。 领导特点与对应方法 牢骚满腹型，作为秘书，可能成为他到苦水的对象。 反复无常型、摇摆不定型，，主意很多，但不长久。分赴秘书计划这个，刚刚开始准备工作，忽然又改变主意，让秘书准备另外一个计划。变化太快，让人穷于应付。你需要观望与耐心。不妨工作慢半拍，保持沉默和观望态度，保持距离。保持耐心，等他最后拿主意。 爱管闲事型，少牵扯。 马虎型领导，常出笑话。必要时含笑指出其不当。 健忘型领导,可装作不懂多问几遍，或概括一下加深领导印象，重要材料要求签字，一般不托人转送，或留一份底备用。多通知提醒。 生活不检点型，举止轻佻，爱动手动脚，性骚扰。不能过分给他难看，以免恼羞成怒，避免单独相处，保持距离，多次委婉拒绝。 尊重与服从，但不盲从 尊重和服从是处理领导关系的基础与上级说话要尊重、谨慎，但不要采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从甚至唯唯诺诺诚惶诚恐的态度，同时注意不能一味附和，“抬轿子，吹喇叭” 那样只能事与愿违。有损于自己的人格到很可能引起领导及其他人的反感轻视， 在保持人格独立的前提下，活泼大胆自信与不卑不亢是应有的心理态度。 上级也是人，可能许多方面不如你，无能、不负责任又大权独揽，或者比普通人强不了多少，完美的领导世上少有。人都有一种不愿服从别人的心理，对比自己强的人能够接受，但作为下级应该认识到，组织的秩序是靠服从得以建立，随意反抗必然会使各种秩序遭到破坏，服从要从自己的自觉态度中来，不能依赖外界。当然无原则的服从也是十分危险的，如成克杰的秘书。 委婉提醒，适时规劝 首先，当领导犯错误时，要想到犯错是人之常情，领导也是人，存一颗平常心。 其次要注意策略与方法，要了无痕迹。能不批评的尽量不批评，尽量以表扬代批评，以提醒代批评，以关心照顾代批评。 批评尽可能单独进行。 四适：适时、适地、适人、适言 维护上司间团结 尽力消除分歧， 巧妙回避 不要参入个人意见和态度 淡化低调处理矛盾 尽力消除分歧 当领导之间产生了隔阂，缺乏交流沟通时，秘书人员尽量利用自己的特殊身份在领导之间传递一些有益信息。 “王主任，李副经理看了这份文件后，说您的看法是最符合上级精神的。” 吃掉某些不利化解不利沟通的信息，只传肯定的话，不传否定的话，以避免矛盾尖锐化。尽力消除分歧，统一认识，齐心协力。也有利于创造适合自己的工作环境。 巧妙回避 对领导之间长期积累无法短期内消除的矛盾，秘书应巧妙回避，避免夹在当中，惹出事端。学会回避是十分重要的礼仪手段。 领导间的矛盾形成有多种因素，甚至不必去弄清楚他们是怎样形成的，却一定要对矛盾双方都尊重，不能在言行中表现出支持一