浅析秘书实务思考题.docVIP

第一章 文字工作 思考题及参考答案 1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？ 答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。 2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？ 答：(1)各种法定公文。(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。(6)新闻报道。 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？ 答：(1)准确反映上司意图。(2)内容符合法律政策。(3)观点明确、逻辑严密。 (4)内容实在、篇幅简短。(5)语言规范、行文得体。 4.简述文稿撰拟的一般过程。 答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。(2)初稿的撰拟。(3)文本的校核、检查和修改。(4)文稿的审核、签发和定稿。 5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？ 答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。 案例分析及参考答案 1.下面是一份不合格的公务文书，其中有若干错误，请在仔细阅读的基础上找出错误之处并予以改正，同时写出错误原因。 力扬(中国)贸易公司关于申请专项资金的请示报告 省财政厅： 力扬(中国)贸易公司是省属的集服装、原材料、电子、化工和副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业，目前已拥有多家分公司，总资产近百亿元，在职员工近万人。是国内颇具影响力的贸易公司。其中第四分公司专门经营电器进出口贸易。自加入世贸组织以来，伴随着对外贸易的日趋活跃和城乡人民生活水平的提高，第五分公司现有的生产规模已经不能满足市场的需求。 为促使企业更好地发展，恳请省财政厅划拨专项资金两千万元。有无不妥，请批示。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　力扬(中国)贸易公司 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2011年5月10日 答： （1）标题错误。应改为“力扬(中国)贸易公司关于划拨专项资金的请示”。 （2）主送机关错误。财政厅与公司之间没有隶属关系，请示只能对直接上级机关。 （3）标点符号错误。第一处句号应该改为逗号。 （4）第四分公司部分的内容应删除，与主体没有密切关系。 （5）申请理由和依据不够充分，需要再补充。 （6）数字使用不正确。“两千万元”应改为“2000万元”。 （7）结束语不当，应另起一段写“妥否，请批复。” （8）落款日期错误，应写“二○一一年五月十日”。 2.下面案例中何秘书的教训对我们有什么启示？请结合案例谈谈秘书写作有什么特点。 用文学手法撰写工作总结 某县茶叶公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此,该公司的徐经理召开各职能部门负责人会议,集体回顾、总结一年来的工作情况。经理办公室的何秘书被指名担任会议记录,并负责起草公司年度工作总结。 为了写好总结,何秘书除了认真记录会议发言外,还做了一系列的准备工作：翻阅上级文件,查找有关资料；召集业务人员座谈,走访有关负责人；收集有关统计数据,核对某些事实……其间,有不少同志建议,党员的模范作用要作为总结的重点,特别是党员老王同志在负责商业大楼基建过程中节约资金二万多元的事迹,应在总结中多书几笔。 何秘书过去没有写过工作总结,也未受过公文写作的专门训练。但他认为,工作总结是综合性很强的文章,不仅材料要有说服力,而且语言要生动感人,不妨采用文学手法。于是,他按照拟定的提纲,连续五天闭门谢客,专心写作。当写到党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时,何秘书的文学激情油然而生,便对老王的肖像用力描写：“他中等身材,穿着一件褪了色的灰色中山装。前额宽大,双鬓泛白,眉峰紧蹙,目光深沉,从那炯炯有光的眼神里,人们不难看出一种坚忍不拔的气概。”为了使老王的事迹催人泪下,何秘书又虚构出一段老