附录55 赴法参加国际学术会议及签证全过程.doc

赴法参加国际学术会议的签证全过程 2006年2月开学后老板叫我写个论文，想投在法国Grenoble举行的2006年4M国际学术会议。我写好后老板在线投稿，后来被接受，老板就按要求交了会议注册费。大概2006年8月11日大会主席发来邀请函，邀请我和老板一起参加4M会议。因为是第一次办理出国手续，还是参加学术会议，所以不知道该怎么办理，在BBS的VISA版也弄不清查不到。在办理护照和签证的过程中，还是走了不少弯路，所以现在把自己的申请全过程整理一下，希望对有需要的同学有所帮助。如果要报销，当飞机票价格大于一定数额，必须使用支票购买飞机票 因为我是和老板一起去参加的，老板以为我也可以办理因公护照，所以他填了教职工因公短期出国的申请表等相关材料，但后来学校出境科老师说我因为是学生，不能办理因公护照的，护照和签证必须自己办理，但参加国际学术会议算作因公出国，费用可以报销。因为老板写申请时是带上我的名字，所以我没有单独去填上海交大学生因私出国申请表。老板填表后需要盖的公章先后顺序是：学院领导签名并盖章、科技处领导签名并盖公章（申请人员不涉及军工项目，涉及军工项目的是另外一个部门盖公章）、保密处签名并盖章、研究生院签字并盖章（因为我是研究生）。交上短期出国申请表和4M会议主页、议程、接收的论文、邀请函复印件等相关材料后，人事处的出境科老师说会电话联系我，准备去拿学校的文件批复。所有盖章都在闵行校区的行政楼办理。保密办是在530室。 拿到学校批件后，老板的护照签证都是出境科办理了，不做叙述。不过说一下，我拿到的学校批件原件有两份，一份原件交给财务处借贷出国的钱款，一份批件原件交给出境科老师给老板办理签证。强烈建议将批件进行复印，回国以后拿复印件去财务处报销费用。 接下来我就办理自己的因私护照和签证的事。因为是因私护照，申请比较容易，提供的材料需要身份证原件和复印件、集体户口原件和复印件，填好的护照申请表，三张白底二寸的彩色护照照片（最近三个月的照片，戴眼睛的照片有特殊要求；其中一张贴在护照申请表上）。我是在徐汇公安分局办理申请的（地址是天钥桥路901号，咨询电话37225，徐汇校区的学生可以在广元西路校门附近坐大桥六线到龙山新村下）。我8月22号提交的护照申请，后来拿到护照后知道8月29号就办下来了，但领护照的回执上说9月6号领取护照，所以申请后一般八九天就可以拿到护照，徐汇公安分局拿护照的地方在中山南二路1020号（在申请护照附近），电话37224。在等待领护照的过程中，可以打电话到上海外事局询问护照办理进度情况，电话报上护照回执右上角的护照办理号。拿护照时带上护照回执和200元。 如果办理签证比较急，可以在等待拿护照的过程中算好可以拿到护照的日期，打电话给法国领事馆进行签证预约（法国领事馆规定申请签证必须预约，参加学术会议属于商务签证，商务签证预约电话61032202，电话也许会一直忙音，要有耐性等待，但不能忍受的会是接线员中国小姐的极差服务态度），如果是补交申请签证材料，则不需要事先预约。法国驻上海领事馆在人民广场附近，在广东路和云南中路交叉口，地址是广东689号海通证券大厦二楼。 法国领事馆的商务签证需要递交的材料：1.签证申请表（英文或法文填写）；2.身份证和复印件；3.集体户口证明、复印件和翻译件；4.护照和护照个人信息页的复印件；5.研究生证、复印件和英文翻译件；6.两张护照照片（一张贴在申请表上，另外一张背面写上中文名字和生日）；7.飞机票预定单（可以用传真件）和复印件；8.法国那边的酒店预定单（可以用传真件）和复印件；9.境外身故和伤残的英文保险单（保额30万人民币以上）和复印件；10.上海交通大学人事处出境科的因公出差费用担保的英文证明和复印件（担保证明的格式出境科有具体的要求，并且担保证明的打印纸张是上海交大专用的那种信纸，不能用普通A4纸张打印，打印后盖上“上海交通大学”公章）；11.大会的邀请函（含复 印件）、接收论文、大会主页（打印件）、大会详细议程安排（打印件），建议议程中涉及自己的部分用粗色彩笔标记出来。注意：尽量每个原件准备一份复印件，如果没有特殊要求，复印件需要A4纸复印（即使复印后空白比较大，也不要裁减）。 预约签证电话后，尽量在预约的那天提早去领事馆排队，排队人比较多，在进入大厅前必须关闭手机，进入大厅后门口的人员会给你一个号，拿号等候电子显示屏或电脑声音叫号，如果是递交申请签证材料，速度会比较慢，交上签证费后拿号继续等待递交申请材料；如果是补交材料，相对会快些。材料如果齐全，会拿到回执，上面注明哪天你去领护照和签证（如果领事馆批准）。一共是12个窗口，11号窗口一般是递交申请表