FSJC2-3-A 文件控制管理程序.docxVIP

文件控制管理程序FSJC2-3-A1目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，使各类与质量管理有关的作业标准化，确保本公司各有关场所使用的文件适时有效。2适用范围适用于与管理体系运行有关的文件的控制和维护。包括内部制定的文件和外部收集的文件。。3职责3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。3.2技术负责人负责批准作业指导书和技术记录表格格式。3.3质量负责人负责组织编制、审核质量手册、程序文件；批准程序文件表格格式；指导文件的控制和维护。3.4检测室负责组织编制作业指导书和技术表格。3.5质管部负责监督文件的控制和维护；组织编制、审核程序文件表格格式。3.6综合部负责组织编制、审核管理规定；负责档案资料保管，受控文件的保存、借阅登记于销毁管理等工作。4工作程序4.1文件类型与形式4.1.1外来文件与资料：由公司以外机构或单位提供的有关检验检测工作的方针、政策、法规、技术规范、技术资料等文件，包括法律法规、标准、规范性文件、检验检测方法，以及通知、计划、图纸、图表、软件、规范、手册、指导书。4.1.2内部文件资料：有公司自行规划或参考外来文件资料自行定制发行的书面文件资料。4.1.3公司质量管理体系文件与资料分为以下四阶：第一阶：质量手册；第二阶：程序文件；第三阶：各类作业指导书，包括：操作规程、检验检测细则、仪器设备自校规程、仪器设备期间核查等；第四阶：技术类记录表格（含检验检测报告、记录、委托书、协议书或检验检测合同）、质量记录表格（含程序文件记录表格）。4.1.4这些资料可承载在各种载体上，可是硬盘拷贝或是电子媒体，也可是数字的、模拟的、摄影的或者书面形式。4.2文件的收集、编制、修订、新增和换版4.2.1外部文件收集与发布质管部负责组织相关人员建立通畅的外部文件搜集渠道，持续获得有效的外部文件质管部负责搜集与公司有关的各类法律、法规，以及资质认证/认可机构的政策、指令和文件等。资料员和主检工程师/检验员负责搜集与公司有关的标准、规范、检验检测方法、图纸、软件、指导书和参考手册等。相关人员在取得外部文件后认为可能适用于管理体系的统一报送资料员。4.2.2文件的评审、发布、发放（1）认为可能适用于管理体系的外部文件统一按新增文件，由质管部组织评审，技术负责人批准发布。评审主要内容应包括:该文件是否与管理体系运行相关、是否为最新现行有效版本，是否需要受控管理。（2）所有纳入体系管理的文件均应报质管部统一受控管理和发布（修改前后的文本也应同时予以保存）。资料员应编制或维护《受控文件目录》。（3）发布范围：受控文件：经批准的与管理体系运行有关的部门或人员。非受控文件：经批准的与管理体系运行无关的部门或人员，如客户、上级主管部门、认证认可机构等。 （4）电子档案发放：公司因内部质量管理要求，可以使用电子文档发放文件。电子文档均以“只读”方式发放，使用人员可以下载或复制，但修改须依程序规定进行，当出现不同电子文本件时，以资料管理员发行员发放版本为有效文本。 （5）对外发放：各部门因工作需要向上级有关部门、认证认可机构或客户提供受控文件时，应向质管部提出申请，经质量负责人或技术负责人审核、总经理批准后，以非受控方方式发送。4.2.3内部文件的编制与发布(见下表)文件层次号文件类别组织编制审核审批1质量手册质量负责人质量负责人总经理2程序文件质量负责人质量负责人总经理33jc检测细则主检工程师检测室主任技术负责人3cz仪器设备（标准物质）操作规程主检工程师检测室主任技术负责人3zx仪器设备（标准物质）自校规程主检工程师检测室主任技术负责人3qj 仪器设备（标准物质）期间核查方法主检工程师检测室主任技术负责人3gl相关管理规定综合部综合部质量负责人44z 程序文件表格综合部综合部质量负责人4b 检测报告表格主检工程师检测室主任技术负责人4j检测记录表格主检工程师检测室主任技术负责人4w检测委托书主检工程师检测室主任技术负责人4.2.4运行中的体系文件属下列情况之一的，应进行修改/新增：(1) 与现行资质认定评审准则、法律、法规、规章、制度出现冲突时；(2) 内审或管理评审认为需要修改的；(3)组织机构或岗位调整，影响到文件的有效执行的条文含义无法正确理解或错漏的；(4)受控文件有效性评审认为失效的；(5)不适应现有的检验检测活动和质量活动的；(6)管理体系文件需要新增时；(7)其他情况。4.2.5出现以下情况之一时，管理体系文件应换版：(1)文件的编制依据（如资质认定评审准则）发生重大变化时；(2)多数文件需同时修改的；(3)其他情况。4.2.6管理体系文件换版由质量负责人提出，经总经理批准，由质量负责人组织质管部实施。文件的换版需对版本号进行更换。4.2.7质管部负责组织修改/新增文件。修改/新增文件的生效日期按批准生效日期执行。4