主要会计电算化章节 4.ppt

2、报表单元 单元是构成报表表体的基本元素，每一个单元都有自己的地址、内容和格式。 （1）单元地址。报表单元具有惟一性，每个单元只能填写一个数据，从而使单元实质上成了一个变量，即可以对单元执行赋值、输出等操作，还可以在表达式中出现单元。 （2）单元内容。单元内容可以数值型数据、字符型数据，也可以是一个计算公式。 （3）单元格式。主要指单元数据的显示或打印输出的格式，主要有字体、字号、数据颜色、背景颜色、对齐方式、数据类型、边框样式，以及其他对单元的修饰。 3、报表的编制方式 会计报表按其编制方式大体可以分为两类：一类是由系统预先设定格式和取数关系的预置报表，由专用报表模块生成；另一类是由用户自定义的报表，由通用报表系统生成。 （1）预置报表 预置报表是指在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据，输出一张由程序员设定格式的报表。账务系统预设有科目余额表、科目汇总表、试算平衡表、资金日报表等。 （2）自定义报表 自定义报表是根据用户定义而生成的报表。如资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表等对外报表，以及费用之类的内部管理报表，一般都应该由用户自行定义。 4.8.2 报表系统的基本功能和操作流程 1、报表系统的主要功能 主要功能包括以下几大类： （1）文件管理：包括报表文件的新建、打开、关闭、保存、另存为、备份、引入、引出、文件传输等功能。 （2）报表定义：包括报表模块管理、报表与单元格式定义、单元数据定义、审核公式定义、批命令定义，以及报表单元的复制、清除、删除、替换、插入、融合、锁定等编辑功能。 （3）数据处理：主要包括报表重算、表页汇总、舍位平衡、报表排序、图形处理、审核处理、网页制作等功能。 （4）合并报表：报表的上报、接收、合并处理等。 （5）报表输出：主要包括报表的显示打印、打印预览、页而设置等功能。 （6）其它功能：例如报表分析、基于表格处理以及财务函数的财务管理功能 。 2、报表处理的操作流程 （1）设计报表草图。 （2）创建一个新表并定义报表框架 （3）定义报表数据。 （4）修饰报表单元。 （5）设置打印参数。 （6）保存报表。 3、报表的格式状态和数据状态 （1）格式状态。格式状态下可以设置表样格式、单元格式、单元公式等。在格式状态下只能看到报表的格式、固定单元的内容以及变动单元的计算公式，而看不到变动单元的具体数据。 （2）数据状态。在报表数据处理时应该选择数据状态，如生成报表、汇总报表等。在数据状态下不能看到报表的单元公式，也不能修改报表的定义，但能看到一张完整的报表，包括报表框架和具体的数据。 4.8.3 报表格式的定义 1、格式定义的内容 报表格式包括表样格式和单元格式，其定义当然也分为两种。 （1）表样格式。主要包括标题、表头、表体、表尾、报表尺寸、表格线、行高、列宽、组合单元，以及所有辅助性说明文字等。（2）单元格式。单元是构成报表的基本元素，每一个单元都有自己的地址、内容和格式。单元格式主要指单元数据的显示或打印输出的格式。 2、格式定义的其他功能 （1）报表模板 （2）引入引出 （3）打印式样 4.8.4 报表数据的定义 1、会计报表的数据 报表数据的表格单元的内容。单元分固定单元和变动单元， 固定单元的数据一般是在报表定义时直接输入的，它们是固定不变的，输入之后通常不再需要修改。 变动的数据一般为数值型数据，主要有： （1）取自账簿或其他报表的数据。 （2）计算产生的数据。 （3）系统外部数据。 数据定义除了直接输入固定单元的内容之外，主要是指对变动单元的数据定义，这种定义往往是指定一个计算公式，由公式确定具体的数值。 2、计算公式和取数函数 单元数据的计算公式一般由运算符号、常数、变量或函数构成。其中变量一般就是单元地址，它本身代表一个数据；各种软件设计的函数在形式和功能上都差别很大，目前，一些报表系统已经提供有账薄函数、逻辑函数、数学函数、财务函数，而其中的账薄函数可能包括有总账取数、工资取数、固定资产取数等等函数。 （1）总账取数函数 取数类型或函数名一般用缩写字母表示，如： QC——期初余额 QM——期末余额 FS——发生额 QC(1131,月,”借”, ,年)表示取应收账款本月期初借方余额 QM(1002,月,”贷”, ,年)表示取银行存款本月期末贷方余额 （2）表间取数 （3）表内运算函数 （4）计算公式 3、单元数据的定义 数据定义是报表定义的关键，而且要逐个单元地进行定义。数据定义方法一般有以下两种。 （1）直接在表格上定义。 选定单元后，单击函数按钮并从函数列表中选择取数函数。 在弹出的对话框中输入科目、取数类型、货币、年度、期间、账套等参数，其中科目、取数类型可以参照输入，有些参数可以省略。 按“确定”之后，系统