2第二章 秘书办文的工作.ppt

行政秘书学;第二章 秘书办文的工作;第一节 文书的撰拟 一、文书的概念与分类 二、秘书工作中的常见文种 三、公文的行文关系、方式、规则 四、公文的基本格式与写作要求; 一.文书的概念与分类; 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料的统称。;党政机关的通用公文文体 （1）规范性文件：条例、规定、办法。 （2）领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、决议、意见、通知、通报、批复 （3）公布性文件：公告、通告 （4）陈述呈请性文件：报告、请示、议案、调查报告 （5）商洽性文件：函 （6）会议文件：会议纪要;我国行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。 ——《国家行政机关公文处理办法》第九条 ; 专 用 文 书 ;经济类公文的种类 （1）经济合同 （2）报告、信息 （3）广告文书 （4）产品说明书 （5）招标书 （6）投标书 （7）会计报表 （8）经济诉讼文书;上行文 下行文 平行文 （p182）;;请按照行文关系将下列文种归类： 行文：报告、请示。 行文：命令、决定、指示、决议、通知、通 报、批复。 行文：议案、通知、函、会议纪要。 ;三、公文的行文规则（p182）;四、公文的基本格式与写作要求 1.公文格式构成 公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。;1．眉首，包括的项目有：公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。 2．主体，包括的内容有：公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。 3．版记，包括的内容有：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。;2.公文规范的基本要求：;公文格式排版规定： 1.保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。2.紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。3.发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。5.签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。6.标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中7.附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。8.注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。;3.公文写作的基本要求：;(1)语句表达正确与否，是衡量表达能力的重要标志。 (2)我们要为构建和谐社会打下物质基础和精神准备。 (3)语文能力包括口头的说、听和书面的读、写两个方面。 (4)经过一系列的整顿之后，第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。 (5)机器质量的好坏是保证生产安全的一个重要条件。 (6)5月3日，我们访问了参加过“五四”爱国运动的当年的爱国老人。 (7)某市教育局关于召开全市中小学校会议的《通知》。 (8)某局关于走私贩私的指示。 (9)某市矿务局关于全市上半年技术改造情况的反映。 (10)东南市人民政府转发国家计委2002年1号文件的通知。;1．根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为???(?? ??) A.法定正式公文???B.通用公文 ??C.非法定正式公文????D.专用公文 2.通告的正文部分由哪几部分构成????(????) ?? A.发布通告的依据、目的???B.通告事项??C.结语???D.执行的具体要求 3．北京市政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于???(????) A．呈请性文件????B．平行文件 C．上行文件??????D．下行文件 4．非同一系统的任何机关相互行文都使用???(????) A．上行文????B．平行文 C．通知??????D．下行文? 5．以下有关公文的说法错误的有???(????) ? A.公文的基本组成部分有:标题/正文/作者/日期/印章或签署/主题 B.通用公文又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响;——《国家行政机关