商务秘书职业化训练.ppt

４、档案工作 （１）分类 　按工作的主要内容分 　按事件的完成时间分 按事件处理状态分 　按公司部门分 （2）整理 （3）存储：文件柜、箱，硬盘、光盘。 （4）更新、使用 让你的档案更加有效的小秘诀 一、商务秘书的职业素养 二、商务秘书的职业技巧 三、商务秘书的职业技能 回 顾 急事，慢慢地说； 大事，清楚地说； 小事，幽默地说； 没把握的事，谨慎地说； 没发生的事，不要胡说； 做不到的事，别乱说； 伤害人的事，不能说； 讨厌的事，对事不对人地说； 开心的事，看场合说； 伤心的事，不要见人就说； 别人的事，小心的说； 自己的事，听听自己的心怎么说； 现在的事，做了再说！ * * * * * * * * * * * * * * * * 西装 衬衫 领带 腰带 链接 皮鞋 袜子 男士着装 （2）乘车礼仪 　女士上下车注意 　座次的安排 链接 司机 4 2 3 1 专职司机驾驶 4 3 2 1 计程车 司机 VIP 特例 司机 乘车的座位礼仪 1 3 4 2 主人亲自驾车 主人 （３）饮食禁忌 （４）握手、引领、名片礼仪 行进引领 电梯引领 　引领礼仪 名片制作 名片放置 接拿名片 　名片礼仪 交易法 激将法 联络法 一、商务秘书的职业素养 二、商务秘书的职业技巧 三、商务秘书的职业技能 目 录 三、商务文秘的职业技能 1、会议管理 2、接待工作 3、公文写作（蒙牛） 4、档案工作 １、会议管理： （1）会前准备工作： 安排议题、议程 与会人员名单 发出会议通知并确认 会场选择与布置 申请会议所需资金 ?　　　　　　　　 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店? １、（11：00—11：15）任命一位会议主席 ２、（11：15—11：45）批准上次会议备忘录? ３、（11：45—12：00）讨论联络事宜 　 　　（12：00）会间休息? ４、（12：15—13：15）财务事项? ５、（13：15—13：35）其他事宜? ６、（13：35）下次会议细节 议程的开头为会议的日期、时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写 在议程的末尾 委员会会议议程 １、会议管理： （2）会间组织服务 （3）会议善后处理 三、商务文秘的职业技能 1、会议管理 2、接待工作 3、公文写作（蒙牛） 4、 档案工作 （１）正规的称呼 （３）来宾的接待 （４）接待客人的座次 ２、接待工作 （２）介绍的艺术 （２）介绍的艺术 介绍自己 介绍他人 介绍集体 2、自我介绍时，我常想对方想知道什么会问的， 所以我常常是对方问一句回答一句。 1、在做自我介绍时，我常常先介绍自己再递名片。 情景1 3、一直以来，我都很想认识小王，一天在餐厅看见他正在吃饭，我毫不犹豫地走过去做自我介绍。 （２）介绍的艺术 介绍自己 介绍他人 介绍集体 情景2 男士 女士 年长 年轻 主人 宾客 情景3 工作场合 主人：一位50岁左右、在某专业资历很深的王女士； 宾客：30岁左右的在该行业崭露头角的张男士。 （２）介绍的艺术 介绍自己 介绍他人 介绍集体 （１）正规的称呼 （３）来宾的接待 （４）接待客人的座次 ２、接待工作 （２）介绍的艺术 链接 入口 ①区 ②区 入口 ② 区 ① 区 ① 区 ② 区 返回 三、商务文秘的职业技能 1、会议管理 2、接待工作 3、公文写作（蒙牛） 4、 档案工作 ３、公文写作 （１）文书、公文、文件 文件（广义）：范围比文书广，工作和政治学习上可作依据 和参考的书面材料； （狭义）：有法规性、知照性并印有固定版头的公文。 （２）蒙牛使用的公文种类主要有： 《关于“十一”放假及值班安排的通知》 决定 通知 《关于奖励二OO四年度技术革新及合理化建议的决定》 通告 通报 报告 《关于在草坪中修路的申请报告》 请示 《关于延期使用包材的请示》 批复 意见 函 会议纪要 （３）公文分类（按行文关系分） 上行文：报告、请示 平行文：函、部分通知、通报、会议纪要 下行文：命令、决议、指示、批复、通知、通报 发文单位标识 秘密公文 紧急公文 发文字号（单位代字、年份、序号） 公文标题 附件（“附件：1.××××××”） 成文时间 印章 正文小标题。要用“一”、“（一）”、“1”、（1）” 页码、页边距 （４）写作注意事项 （一号.宋体） （三号.黑体） 例子 （三号.仿宋） （小二号.宋体） 例子 便签 找错误 （三号.黑体） 三、商务文秘的职业技能 会议管理