更好做秘书.ppt

职业化文秘实务 主講人: 李昭瑢 简介 如果您是一位老板，您心目中的秘书应该具备哪些条件？ 测验 您为何选择这门课程？ 自我介绍 时代管理的差异 过去，工作场所中领导阶层的职责很简单，他们只要了解行业特性和公司在市场上的处境，他们了解应该怎么做，就告诉员工怎么做！ 今日，身为领导阶层的最接近的您，被期待为人际关系专家， 即使是那些与您全然不同的人，您都要能了解他们，并找出激励他们的方式，您不再是指示他们做什么，而是激励他们对公司产生共事 的目标。 21世纪的挑战 迈向无疆界世界(国际化) 工作环境的改变(自动化) 工作方法的改变(信息化) 生活方式的改变(多元化) 沟通方式的改变(电子化) 自我认识与肯定 自我测验 测验卷 绘画 签名 自我了解三阶段 重事实 意义 要性 专业秘书的种类 业务助理 助理秘书 秘书 主任秘书 资深秘书 执行秘书 专业秘书的特性 必须具有绝对的职业道德、忠诚、可靠 为组织毫不保留的奉献 使组织内的所有同仁均得合作无间 使组织内部沟通无障碍 具有熟练的应用工具设备技巧 具备相当的经济、法律、管理知识 打字、速记、文字处理、组织能力、判断力、自动自发、好听众、良好的沟通能力、 反应快、 效率… 专业秘书的必备宝典 笔记本(PDA) 行事历 约会纪录 名片本 世界时差表 大众运输时刻表 数据文件 字典 电话本 专业秘书的道德规范 扮演专业的关系人角色，运用最佳的态度，知识，技巧，作为上司与公司的同仁最佳沟通桥梁 全力以赴维持专业知识和职业水准 秘书应致力改善工作环境提升组织内部的和谐与效率 提升组织内部全体同仁的福祉 扮演最佳决策者的守门人 秘书的难题 秘书的职业道德 秘书的服务态度 秘书的忠诚度 秘书的管家婆 秘书面对的性骚扰 秘书的记忆和智能 秘书的人际关系 秘书和老板娘 老板的情人 秘书的工作范围 秘书的默契 秘书的穿著 主管的类型 完美主义的老板 工作狂的老板 坏脾气的老板 依赖型的老板 轻浮型的老板 背后中伤型的老板 爱干扰人型的老板 具有威胁型的老板 没有能力的老板 针对不同类型主管的互动技巧(一) 工作狂 – 告诉老板你不想因为休息不足，影响工作效率与效果，造成工作损失 ? 坏脾气 – 你需要冷酷及钢铁的勇气，学习拋开不公平的咆哮，再不就要训练自己的幽默感，一笑置之 ? 依赖型 – 可以有很大的发挥，相对地也会累死，训练一个得力的助手是必要的 ? 轻浮型 – 秉持一贯的专业态度，避免令人误会的行为举止，并且将男朋友或先生介绍给主管 针对不同类型主管的互动技巧(二) 背后中伤型 – 因为害怕员工组成小团体，或害怕您的能力比他强，因此常会有背后中伤的行为，可以找他彻底谈谈了解原因 爱干扰型 – 没有安全感的主管，习惯事事恭亲，证明您的能力，并告诉他过渡的担心并不能解决事情 具威胁型 – 以控制下属为乐的人，坚定、沉默、有力的抵抗，将让你获得更大的收获 针对不同类型主管的互动技巧(三) 没有能力型 – 失败的领导者、决策者，因此经常让你为他掩饰，可以显示你的优点，相对地容易造成功盖过主，应该特别注意 ? 完美主义型 – 小处着眼，孤芳自赏，尽力即可，切勿将他的完美成为自己的负担 秘书的十八班武艺 上司行程安排与会议安排 如何与上司沟通日常开会或行程的安排 每天早晨与上司勾通，进行工作行程的安排 转达公司的信息给上司 汇报希望与上司见面的访客，讨论后进行安排 如何安排上司出差一切细节 出差前与上司勾通，进行出差行程的安排 列出行程表内容： 班机，火车时刻 住宿地点，名称，电话，登记名称 预计接洽人名称，公司，电话，时间 如何安排不定期临时召开的会议 进行会前沟通 协调与会时间，地点，人员 书面或电子档案的会议通知单 会议主题 会议时间 会议地点 参与人 如何策划定期召开的会议 进行会前沟通 协调与会时间，地点，人员 书面或电子档案的会议通知单 会议时间 会议地点 参与人 上期会议结论追踪 本期会议探讨主题 成功的沟通与相处艺术 与上司相处之道 人际沟通 沟通对工作团队的重要性 沟通技巧 办公室应对礼仪 电话接听技巧 接待应对的技巧 如何帮主管代接与过滤电话 处理好人际关系的秘决 真诚、慷慨地关心、赞美他人 牢记别人的姓名 注意礼仪，发挥微笑的魅力 : 优雅的方法和态度，才能显得漂亮，得到别人的喜悦。 做一个忠实的听众 你必须愿意去听，露出很希望听别人的样子。 你必须耐心地听。你所听到的可能是茶余饭后彼此交换的珍闻轶事，但如果你的目的是博得别人的信赖，那么你就必须耐心聆听。 注意避免以下情况：坐立不安，混时间的心理，不屑一顾的表情，挑剔存疑的眼神。 切莫打岔。一是打断对方与别人的谈话，二是打断对方与自己的谈话。打岔都是最没礼貌的