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档 案 管 理 计 算 机 软 件 中国电信股份有限公司泉州分公司 谭毓德 本文写于2003年《档案信息化知识读本》，福建省档案专业培训系列教材之一，由海峡文艺出版社出版，获福建省档案科技二等奖。 随着人类社会不断进步，现代科技和生产的发展，导致了档案数量的急剧增加，档案利用率的不断提高，传统的手工管理档案，其工作程序重复、烦琐、效率低下等弊病日趋明显，成为严重阻碍档案事业发展的瓶颈。如何能够以较少的人力、物力更好地加工档案信息，为利用者提供准确快捷的服务，已成为亟待解决的问题。计算机具有运算速度快、精确度高、逻辑判断能力强、存储量大、容易操作、能够实现网络化多媒体管理等优点，正在各个领域广泛地应用。以计算机为核心的现代信息处理技术，正在深入到档案管理之中。在我国，档案管理以手工为主的传统手段正发生变化，逐渐向采用现代化先进技术手段过渡。当前，档案部门面临着档案管理应用软件的配置问题，应该选用什么类型的软件？档案部门在挑选软件时应注意什么？如何选用功能齐全、适用，与配备的设备兼容，安装操作方便、易学，运行安全、可靠，满足保密要求的软件。软件的功能扩充性怎样？软件的升级是否有保证？以上这些内容是档案管理部门引进新技术，挑选软件时所遇到的难题。 本章分为两节。第一节档案管理计算机知识，主要内容是用简练的语言，首先全面叙述了微型计算机系统的基本组成，生动地描述档案管理计算机软件处理信息的输入-处理-输出过程；回顾档案部门应用计算机管理的发展阶段；论述档案管理部门应用计算机的发展趋势；详细介绍如何选择和评价档案管理计算机软件。通过介绍，使用户了解，在挑选软件时应注意档案管理软件的开发，要与档案工作流程有机地融合为一体，以及软件应具备的数据管理、数据保护和加密、系统维护、兼容性的四项基本功能，档案管理软件要体现的以人为本的理念。这些知识，起着指导档案部门根据本单位的实际情况选用软件的依据作用。第二节为档案管理软件基本构成，全面分析机关档案室软件与企事业档案室软件的异同，并系统地介绍了“福建科怡档案室系统3.1版本”和“福建科怡2000档案馆综合管理系统”两套档案管理软件所组成模块的功能。本章的特点是通过在档案管理事业上先行一步的档案管理人员的探索和经验，用这部分知识帮助广大的档案管理人员，掌握新技术，让更多的档案人员真正成为档案与电脑管理复合型人才。 档案管理计算机软件基础知识 档案计算机管理系统的构成，除配备适合的计算机系统设备外，还包括一套软件。如操作系统、数据库管理系统、编程语言工具、字符和图形处理软件等，以上这些与系统设备相关的软件都是随设备提供的。而面向档案管理工作的软件需另外配置，其获得软件的途径应优先考虑选购商品化的或通用的软件。档案管理人员只要熟悉软件的基本知识，那么在实际工作中，运用计算机来进行档案管理，能使本单位的管理工作趋于完善，并使整体功能和效率提高，达到优化。 一．微型计算机系统的基本组成 计算机是一种不需要人的直接干预，能够对各种数字化信息进行算术和逻辑运算的快速运算工具。以微处理器为核心，加上由大规模集成电路实现的存储器、输入输出接口及系统总线所组装成的计算机称为微型计算机。一个完整的微型计算机系统应包括硬件系统和软件系统两大部分，微机系统基本组成如下： （一）计算机硬件 硬件是指构成电子计算机的电子元器件、部件或整个计算机及其有关设备。 硬件是组成计算机系统进行工作的物质基础，一般指的是一台微型计算机那些可以看得见、摸的着的物理装置，它是由实在的物理器件组成，主要包括：主机和外部设备（显示器、磁盘驱动器、键盘、打印机等。） 1、主机：中央处理器CPU与内存储器合在一起，再加上输入输出接口，传统上叫主机。包括中央处理器、运算器、控制器、存储器、内存储器等。 （1）中央处理器：控制器和运算器合称中央处理器，英文缩写为CPU。CPU是一块超大规模的集成电路，是计算机的核心。 （2）运算器：在电子计算机中，执行算术和逻辑操作的部件叫运算器。它负责对数字信息进行加工实现算术运算、逻辑运算及信息传送。运算器对代码进行各种基本运算，不仅能进行加、减、乘、除等基本算术运算，还可以进行基本逻辑运算，实现逻辑判断、比较和移位等操作。 （3）控制器：是计算机的指挥系统，根据程序中的指令发出操作命令，指挥各部件协调一致地工作，从而完成用户所需要完成的任务。控制器的运算过程就是取指令→分析指令→执行指令。周而复始地重复这一过程，就形成了计算机按程序自动工作的特点。 （4）存储器：在计算机中，起着记忆作用的部件叫存储器。存储器的存储作用是将计算机所需要记忆的信息保存起来，提供原始信息而又不被破坏；还可以将原始信息抹去，重新记录、保存新的信息。存储器里所保存的信息主要有程序与数据，其中包括原始数据、中间结果和