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试论档案信息化建设重要性及对策【摘 要】在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。本文开门见山的指出了档案信息化建设的重要性，并据此提出了档案信息化建设的有效对策。 【关键词】档案信息；档案管理；信息资源；电子档案 档案是国家的宝贵财富，是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用。随着社会的发展，档案的这种作用越来越被更多的人所认识。而档案资源的利用是档案工作的根本出发点和落脚点，是档案工作的根本目的和档案价值的重要体现。 一、档案信息化建设的重要性 （1）档案信息化使档案的检索和使用更加便捷。运用先进的高科技管理手段把以往手工查询档案资料进行档案信息化处理，采用电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，使用时只需输入关键词，相关资料信息就可快速体现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法，检索速度快、效率高、范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。（2）档案信息化存贮无限化。由于档案馆受空间的限制和制约，许多能够反应的医疗、教学、科研活动过程中具有重要价值的馆藏档案无法被充分利用。档案门类较多，尤其繁忙的业务活动须保留大量的归档材料，档案信息量大、类别多这些材料全部以传统的方法贮存，将占用很大的库房。传统档案管理工作存在立卷难、提供利用效率低下和查准率不高等难题。如今计算机网络十分普遍，采取高科技手段精准地进行档案的分类、录入和管理，充分利用电子空间的无限性，为数据库无纸化创造契机。（3）提高档案的运行效率。互联网时代电脑的普及与应用把档案管理从馆藏的封闭空间推到互联网上。在传统的档案归档方式中，档案资料大多是以纸质化的形式存在的。另外，由于纸张的特性，档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作，在管理模式上存在着管理成本高，使用效率低，原件容易损坏等问题。而档案信息化管理，使档案信息更加形象、直观，最大限度地方便了档案的检索和利用，并且节省了大量的储存空间、人力、物力和财力资源，同时又保障了档案的安全备份，可以极大限度地提高档案的运行效率。（4）实现档案信息资源共享。档案信息资源主要体现在档案信息的系统性、有效性和完整性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。档案的信息资源可以将影像资料、教学情况、科研活动多层次、多结构、多视角的真实完整地保留下来，使档案的存在价值和意义得到可视化的体现，其价值远远胜过文字说明。以往各个不同部门，不同科室调阅档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后，利用和发挥网络的作用，有计划性、有针对性、有代表性地实现网上查询和利用服务，电子文件比档案原件更易于导航，更有利于按需浏览保持随机存取，提高馆藏档案的利用率，最大限度地实现档案信息资源的共享。 二、加强档案信息化建设的对策 （1）加强档案信息资源建设。随着高科技的发展，信息化程度的加深，档案文献信息资源的内容在增加，形式在变化，范围在扩大。文献信息资源建设已由以前单纯的文献资源建设发展为文献资源建设、数据库建设和网络信息资源的开发与组织等。一是文献资源建设日益科学化、系统化。文献资源建设是档案最基础最成熟的资源建设，档案信息资源建设科学系统地对文献资源进行选择、收集、组织、管理，建立起一套科学的文献资源保障体系。二是网络信息资源的开发与组织越来越受到重视。随着网络化的普及，网络信息资源的开发越来越受到重视，在做好实物资源建设的基础上大力开展网络信息资源建设并进行网上联络和网上传递信息，有计划、有目的地将网络信息资源分门别类加以归纳，满足社会对网络信息资源的需求。三是如何把档案事业发展成一种信息产业，这是进入知识经济时代档案工作者首先面临的问题，档案的收集、整理、存贮、利用，本质上就是信息的生产、加工、传播和利用，也是一个完整的信息产业体系。作为特殊的知识产品，档案信息在人类社会进步中具有不可估量的超越时空的价值，拥有永久的消费市场。档案的信息化建设业已成为档案工作发展的必然趋势。（2）加强档案信息数据库建设。现代网络技术的发展为我们提供大量的不断更新的网络信息资源，深层次开发利用网络信息资源，建立全文数据库、事实数据库、文摘数据库、专题数据库等。也可通过网络信息导航，收集、加工、整理建立有关网络信息导航数据库，为社会提供不同网络信息资源的导航服务。（3）加强档案信息网络建设。为加快档案信息建设步伐，建立档案信息资源体系，利用现代科技手段达到档案资源共享的目的。一是要建立档案信息资源网站，档案信息资源网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案信息资源网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案信息资源网站的