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国泰君安监事会办公室及纪检监察业务 流程改进建议概述 编号：GTJA－SO * 当前，国泰君安监事会办公室是公司监事会的日常办事机构，负责处理监事会的日常事务，在监事会的领导下，根据监事会的指示和要求开展工作。监事会办公室向监事会负责，并向其报告工作。 目前监事会办公室日常的主要职责是与董事会、总裁办、党委沟通协调，同时还根据监事会年度工作计划的安排，组织开展调研工作。 国泰君安监事会办公室现有业务流程2份，分别是召开监事会会议流程和监事会调研工作流程。覆盖了其日常的主要工作。基于对现有流程的分析以及与先进的监事会工作的比较，现给出对于现有流程的分析以及主要改进建议如下： 对监事会办公室的流程建议是建立在未来公司组织架构的基础上的。监事会办公室作为监事会的常设机构，将致力于保证监事在行使监督职能时的有效性和独立性。 建立公司内部信息的系统收集机制。为了保证监事能够有效运用监督权力，监事会办公室将为监事提供尽可能完整的信息输入，帮助他们做出决策。稽核审计总部提交给审计委员会的所有工作报告、风险管理部提交给风险管理委员会的所有工作报告、财务总部的月度核算报表和季度管理报告应当抄送监事会办公室。风险管理委员会、内部审计委员会、以及总裁办公会在召开会议前，必须向监事会办公室邀请监事列席会议，并告知主要议题，监事可以根据议题决定列席、授权监事会办公室人员列席或不列席会议。会议纪要以及会议后的决策应当抄送监事会办公室。 建立公司外部信息的系统收集机制。为了进一步完善公司的法人治理结构，公司监事会的工作水平，监事会办公室应该定期和各股东单位、各个政府相关部门联系，定期与证券业、金融业以及上市公司监事会交流，将收集到的信息组织成正式材料，递交给各位监事。 调研工作应当直接面对备调研部门或者配合部门进行。公司的任何部门有责任配合监事的调研工作，部门人员对调研工作配合的好坏将影响其个人的绩效考核。主要参与调研的监事负责调研报告的撰写和定稿。调研报告应当以事实为依据，在最终调研报告中，应当注明，配合调研的部门基于何种事实而持有何种不同观点（如有）。如在调研工作中，发现重大问题嫌疑，应当指派某位监事在稽核审计总部的配合下开展深入调查。 由于纪检监察业务不在本项目范围内，在此不做详细阐述。 监事会调研工作流程 GTJA－SO—02 2 违规违纪行为处理流程（不在项目范围内） GTJA－SO—03 3 信访处理流程（不在项目范围内） GTJA－SO—04 4 员工申诉流程（不在项目范围内） GTJA－SO—05 5 召开监事会会议流程 GTJA－SO—01 1 流程名称 流程编号 序号 国泰君安监事会办公室及纪检监察业务 流程清单 编号：GTJA－SO 草拟会议文件， 作有关准备 监事会主席及其他领导审阅 修改文件 定初稿 有关会议 文件初稿 征求监事 意见 修改定稿 有关会议 文件定稿 会议通知 监事反馈参会意见 符合 规定 条件 召开会议，审议有关文件 审议修改后的文件提交股东大会审议 存档 结束 会议决议 是 否 国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程 编号：GTJA－SO—01 监事会办公室 公司领导 监事 监事会议事规则 2 1 3 4 不必强求股东大会、董事会和监事会同时召开，监事会应该独立决定在需要的时候召开监事会会议，召开时，可以通知董事会、总裁等，邀请列席。 告知董事长、总裁等公司治理层和管理层领导，由于股东大会、董事会和监事会同时召开，这样便于协调。 2 如果不符合召开监事会会议的条件，监事会办公室应当和监事继续沟通，确定召开时间。 不符合条件就结束流程。 3 监事会应当充分发挥监督机制，除了按常规每半年召开一次监事会会议外，监事可以充分利用法律赋予的权力，在必要的时候，提议召开监事会。 为了保证监事能够有效运用权力，监事会办公室将为监事提供尽可能完整的信息输入。 稽核审计总部提交给审计委员会的所有工作报告、风险管理部提交给风险管理委员会的所有工作报告、财务总部的月度核算报表和季度管理报告应当抄送监事会办公室。 风险管理委员会、内部审计委员会、以及总裁办公会在召开会议前，必须向监事会办公室邀请监事列席会议，并告知主要议题，监事可以根据议题决定列席、授权监事会办公室人员列席或不列席会议。会议纪要以及会议后的决策应当抄送监事会办公室。 监事会办公室还应该定期和各股东单位、各个政府相关部门保持联系，定期与证券业、金融业以及上市公司监事会交流，