文书档案得整理方法和步骤.docVIP

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年 业务处……永久、30年、10年 指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年 业务处……永久、30年、10年 指导处……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法 永久 30年 10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列 指导处…… 2011年： …… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年： 党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年： 党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久： 2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年： 2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年： 2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年 办公室、业务处、指导处…… 2010年 办公室、业务处、指导处…… 2011年 …… 30年：2009年 办公室、业务处、指导处…… 2010年 办公室、业务处、指导处…… 2011年 …… 10年：2009年 办公室、业务处、指导处…… 2010年 办公室、业务处、指导处…… 2011年 …… 保管期限—年度—机构分类法 不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年 三、立卷及卷内文件排列 根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。 立卷方法： 按公文的主要特征组卷： 问题、时间、责任者、名称 按公文类型组卷 会议、案件、信访、简报 避免出现以下情况： 归档的文件不齐全完整 归档过细、重复归档 杂卷 卷内文件排列： 卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。 无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即： 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后； 转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后； 有文件处理单的，放在最前面； 方针政策性公文在前、业务性公文在后； 上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。 四、文件修整 修裱破损文件 复制字迹模糊或易褪变的文件 超大纸张折叠 去除易锈蚀的金属物(见图示) 五、编页 编页 （1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。 （2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。 （3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示 （4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示 （5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文