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公文管理制度 （一）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 （二）为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 （三）行政人事部负责公文处理工作。 （一）决定：适用公司对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。 （二）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府部门或上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求各部门（单位）办理和需要有关部门（单位）周知或者执行的事项，任免人员。 （三）通报：适用于公司表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）议案：适用于各部门按照程序向公司或董事会提请审议事项。 （五）报告：适用于向政府部门或上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。“报告”不得夹带请示事项。 （六）请示：适用于向政府部门或上级单位请求指示、批准。 （七）批复：适用于答复下级部门的请示事项。 （八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （九）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 （十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 1、涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限；其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”； 3、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文，主办单位排列在前； 4、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号； 5、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 6、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号； 7、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称； 8、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 9、公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 10、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 11、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （二）行文规则 1、行文应当确有必要，注重效用； 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告； 3、公司对上级单位或政府部门的行文，需以报告、请示的方式进行。 4、联合行文：经总经理审批同意后可以与其他同级单位联合行文，联合行文应当明确主办单位； 5、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 （一）发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序； （二）草拟公文应当做到： 1、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； 2、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送部门的行文关系确定； 3、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度； 4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日； 5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”； 6、应当使用国家法定计量单位。 7、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 8、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （三）拟制公文，“公司发文”由行政人事部负责拟、核稿；由业务部门主办的“公司发文”先由业务部门拟出初稿，再由行政人事部核稿；涉及到两个或两个以上单位的文件，根据主题要求，由主要承办单位负责拟稿，相关单位会签审稿； （四）公文送负责人签发前，行政人事部应当进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本制度的规定等； （五）以本公司的名义制发的上行文，由总经理或主管领导签发；以本公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或由总经理授权的其他公司领导签发；