第九章节 档案统计工作.ppt

第九章 档案统计工作 1 档案统计工作概述 2档案的登记与统计 1档案统计工作概述 1.1档案统计工作的内容的任务 档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。 档案统计工作，就是以统计数字的形式，反映档案和档案工作有关的情况，揭示档案和档案工作量变过程的一项业务环节。 其内容包括档案的进出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案检索工具、编研资料、提供利用的登记以及档案构成、利用效果、机构人员等情况的基本统计和其他专门统计。总而言之，档案统计工作包括档案的人、财、物的基本登记和综合统计两部分。 从统计的对象来划分，档案统计工作大致可分为两方面：一是对档案实体及其管理状况的统计；一是对档案事业的组织与管理状况的统计。目前我国档案工作的统计体系，可分为4个层次：全国档案工作基本情况统计，专业系统档案工作基本情况统计，地方各级档案工作基本情况统计，档案馆、（室）档案工作基本情况统计。 档案统计工作的基本任务，是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供统计资料，实行统计监督。 1.2档案统计工作的意义和要求 档案统计是对档案工作进行定量分析和认识，以指标数量揭示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律。其意义有： 1.2.1档案统计工作是档案事业建设的一项重要基础工作 建立并健全科学的档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门工作的真实情况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规模，水平和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查，从而进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的社会效益和经济效益。 1.2.2档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。 档案统计工作的要求： 1、要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是对档案统计工作首要要求。档案统计自1984年起已纳入国民经济和社会发展计划的国家统计指标体系，因此，档案统计必须依据统计法规，如实地提供统计档案资料，不得虚、瞒、拒报，不得伪造和篡改。 2、档案统计工作应当遵循全国统计工作现代化建设的要求，逐步实现统计指标体系完整、统计分类标准化、统计调查工作科学化、统计基础工作规范化、统计计算和数据传输技术现代化、统计服务优质化。 3、充分发挥档案统计的服务和监督作用。档案统计要为多方面研究工作和各级决策工作提供耳目、参谋、咨询等作用。 档案统计工作由统计调查，统计资料的归纳整理和统计资料的分析报告三个基本阶段组成。 1.3档案统计调查 1.3.1档案统计调查任务 获取大量的、调查单位的真实材料。 1.3.2档案统计调查基本形式 1、统计表报。它是下级档案行政管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，也是档案统计工作中的一种基本制度。其主要特点是：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式，统一的计算方法和一定的期限填送报表。如国家档案局专门制作的一套《档案工作基本情况统计年报》。 2、专门调查。它是按专门的目的临时组织起来的调查，是统计表报的一种补充形式。其遵循的原则是：以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料：对不同的对象应采取不同的调查形式和方法，各种形式、方法合理结合；遵守观察的同时性和定期性。对专题调查的要求是：必须确定统一的、准确的调查目的和任务、调查对象、调查单位和报告单位、调查时间和地点、调查方法及纲要，才能使统计调查按照最必要的项目和统一的口径进行，从而取得可以综合的原始资料。 1.4档案统计资料的整理 1、分组（分类）是整理和分析统计资料的基础工作。 2、正确地选择分组标准（也称分组标志）是保证实现分组任务的关键一环。 3、档案统计分组，根据分组标准的多少可分为简单组和复合分组两种。 1.5编制统计表 1、统计表的种类：有简单统计表、分组统计表和复合统计表三种。 2、制表要求：表格紧凑，构成体系，标题精确，明确计量单位，应注明填报的单位、时间及制表人。 1.6统计指标 绝对数，即总量指标；相对数，一般以倍数、百分数、千分数来表示；平均数，即综合指标。 1.6.1绝对数 档案工作具体具体现象量的反应，是用以说明档案工作的某种现象在一定时间、地点条件下得规模或水平的统计数字，也是计算统计中所应用的相对数和平均数的基础。 1.6.2相对数 两个互有联系的档案工作现象数量的比值和比率，即从两个互有联系的档案统计指标的比中得出的一种指标。一般以倍数、百分数、千分数等形式表示。 作用：1、能说明绝对数不能说明的问题，更清楚地反映出档案馆（室）开展档案业务工作的情况；2、能将档案工作现象的绝对水