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信息工作的六个程序： 收集、整理、存贮、传递反馈、开发、利用 1.信息的收集 方法：观察法、询访法、问卷法、量表法、检索法、购买法、交换法 内容：文字形态、声像形态、记忆形态 渠道：外部、内部 原则：广泛性、真实性、客观性 2.信息的筛选 原则：准确、及时、完整、新颖 3.信息的分类 1）方法： 按对象分类：常用于对书信等往来文件的分类 按主题分类：有利于集中地为相应主题的公共关系活动提供所需的信息资料 按形式分类：先按形式分，再按时间分。有利于及时查找到同种形式的多种信息资料，但内容主题不能集中。 按来源分类：有利于对信息内容的权威性、可靠性、真实性作出判断，但综合性能较差。 按内容分类：信息分类中较好的一种方法 按通用分类表分类：针对综合性强、涉及面广、拥有信息数量较多的咨询公司 2）分类的原则： 适用性、综合性、渐进性、相斥性、并置性 4.信息的整理： 是指对原始信息再认识、进行提炼、补充，要求有广度和深度。 5.信息的存贮：就是建立信息库 步骤：登记、编码、存放排列、信息检索 建立和完善制度 6.信息的传递 方法：口头传递、书面传递、影像传递、电子计算机系统传递、专人传送 要求：迅速、适用、准确、保密 7.信息的反馈 方式：口头、书面、通信、网络、大众传播媒介、调查研究 二次反馈 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 1.保密工作 1)制定保密措施 健全保密制度，加强思想教育 发展保密技术，促进保密现代化 指导企业管理好商业秘密工作 健全保密机构，加强队伍建设 2)保密工作主要内容 文件保密 会议保密 2.活动 活动预安排：把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划。 活动的提醒 活动的服务工作 3.督查工作 1)范围： 以文件形式作出的重大决策 以会议形式作出的重大决定 以其他形式作出的重大决策 2)目的： 促进决策事项的贯彻落实 了解决策落实的进程和落实过程中存在的问题，为再决策提供依据 补充和完善决策 4.处理突发事件 迅速问清情况，及时报告领导，采取紧急措施 赶赴现场协调处理突发事件（事故） 如需要应立即拨打有关电话（110、119、120等） 妥善处理善后工作 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 1.纵向关系协调 1）对上关系协调 方法：及时发现问题，及时向领导汇报，采取相应措施 要求：维护领导成员的威信和形象，维护领导层内部的团结 2）对下关系协调 方法：面商协调法、商榷式协调法、建议式协调法 要求：严守本分不擅权越位 3）上下关系协调 4）秘书与领导关系的协调 要求：·善于总结领导活动规律，正确领会领导意图 不折不扣完成领导交办的事务，做到忠实可靠，不假借领导权威谋私，也不献媚讨好。 维护领导的威信，不背后议论，发现失误和疏漏，当面提出 设身处地地体谅领导 安排好领导的活动 遵纪守法 5）群众关系协调 2.横向关系协调 原则：从属原则、依法原则、调查研究原则、平等协商原则、分级负责原则 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 1.行文 1）行文制度 上行文 下行文 平行文 2）行文原则 除非确有必要，一般不越级行文 行文要精减，严格控制发文的数量和范围 正确确定主送单位和抄送单位 同级单位可以联合发文，必须是确有必要，且联合单位不宜过多 2.文稿的审核把关工作 重点是文稿的内容、方字表达和体式。 3.立卷的步骤与方法 按文书的特征和联系进行组卷 六个特征：作者、问题、文种、时间、通讯者、地区 结合运用、灵活运用六个特征组卷 适当照顾文书的价值和数量 编目定卷 4.归档：归档前要编制案卷目录，又叫移交目录，一式三份，一份留底备查，二份随档案移交。 目 录 秘书职业道德 专业知识部分 秘书综合能力要求 秘书综合能力要求 分类能力——分析能力 理解能力——判断能力 沟通能力——协调能力 表达能力——组织能力 操作能力——管理能力 应变能力——危机处理能力 秘书专业知识培训 目 录 秘书职业道德 专业知识部分 秘书综合能力要求 1.职业道德的定义 是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。 2.秘书人员职业道德的修养主要是指： 职业责任、职业纪律、职业情感及职业能力的修养。 3.主要内容： 忠于职守，自觉履行各项职责 服从领导，当好参谋 兢兢业业，甘当无名英雄 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私 恪守信用，严守机密 实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 目 录 秘书职业道德 专业知识部分 秘书综合能力要求 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公