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文中的R标记表示最近修改内容 文档控制规范 目的 在软件产品开发过程的每一阶段，都需要编制一定的文档，这些文档同计算机程序及数据一起，构成为计算机软件。文档是计算机软件中不可缺少的组成部分，它的作用是： 作为开发人员在一定阶段内的工作成果和结束标志； 向管理人员提供软件开发过程中的进展和情况，以便管理人员在各个阶段检查开发计划的实施进展，使之能够判定原目标是否已达到，还将继续耗用的资源情况； 记录开发过程中的技术信息，便于协调以后的软件开发、使用和修改； 其他作用。 本规范是为了对软件文档的编写、发布及传递过程中的准确性、及时性、有效性进行控制，适应于软件生存周期正式或必须形成的所有文档。非技术管理工作中文档的编制参照执行。 规定 软件生存周期是指一项计算机软件从出现一个构思之日起，经过这项软件开发成功投入使用，直到最后决定停止使用，并被另一个软件代替之时止，被认为是一个软件的生存周期。 在软件开发过程中的各个阶段必须按照“文档编制计划”及时地完成各种文档的编写工作。文档编制必须考虑到文档的读者、重复性和灵活性。 R 每个开发项目必须在开发计划中包括文档编制（专题）计划的内容，主要描述要编制哪些文档，文档的主要内容，何时编写，由谁编写。 R 公司文档类型主要分为管理类（GL）和项目类，项目类又分为某个具体项目。 文档编制格式参照《文档编制指南》，每份文档必须有文件编号、版次的标识，这是每份文档的唯一性标识。 版次的标识为大写英文字母，如：A、B、…、Z、AA、AB、…、AZ、BA、BB、…的形式，依次按顺序升级。 文件编号的原则是：（公司代号）+项目代号（或管理文件代号）+顺序号 如果文档有封面页，必须依照附录一的格式编写，正文页依照附录二的格式编写。 文档在发布前必须由授权人员审批其适用性。提交给文档管理人员的每一份文档都必须具有编写人、审核人和批准人的签字，签字一般在附件（录）之前。 按项目设置文档保管单位，每个项目集中保管本项目现有全部文档的主文本两套，其中一套提供外借，另一套不准外借，以免发生万一。文件外借必须办理借阅手续。 文档管理人员要建立文件库，并能随时提供有效（即最新）文档清单。 文档的修改必须填写修改申请单（见附录五），经过修改申请、评审、批准和实施。 个人文档必须为主文本的复制品，要登记受控，并及时回收过期/作废的文档，有文档分发和回收记录。 工作程序 编制 开发设计人员 根据具体工作阶段形成相应的文档。 项目负责人/部门负责人 对文档内容的准确、有效、保密等多方面进行审核。 部门负责人/主管领导 对文档的发布进行批准手续。 分发 项目负责人 确定需分发文档的分发路线。 文档管理人员 按照文档分发路线或经批准的文档申请单（见附录三）发放文档，并作好文档发放记录（见附录四）。 及时建立文档数据库，做好文档有效性跟踪。 接受 有关部门/人员 在文档发放记录上签收。 修改 开发设计人员 填写文档修改申请单，提出修改申请。 项目负责人/部门负责人 对修改申请进行审核。 部门负责人/主管领导 批准修改。 开发设计人员 实施修改，并填写修改记录页（见附录七），附在正文本的最后。 文档管理人员 根据经审核、批准的文档修改申请单跟踪相关文档。 更新文档数据库的数据。 申请 有关部门/人员 填写文档申请单，写明申请文档名称、份数、原因等。 部门负责人 对文档申请单进行审批。 有关部门/人员 把经批准的文档申请单交文档管理人员处理。 借阅 文档管理人员 认真做好借阅记录（见附录八），一周之内及时催还。 回收 文档管理人员 根据有关通知或文档修改申请单及时回收过期/作废的文档，并作好文档回收记录（见附录六）。 更新文档数据库的数据。 相关记录 文档申请单 文档修改申请单 文档借阅记录 文档发放记录 文档回收记录 相关文件 《文档编制指南》 《软件产品开发工作规范》 《软件文档的评审和签署规范》 附录一、文档封面格式（仅为样本） 附录二、文档正文格式（仅为样本） 附录三、文档申请单（仅为样本） 附录四、文档发放记录（仅为样本） 附录五、文档修改申请单（仅为样本） 附录六、文档回收记录（仅为样本） 附录七、文档修改记录页（仅为样本） 附录八、文档借阅记录（仅为样本） （注：以下表格的页面大小是缩小的，实际应用中除另有说明外均用A4大小。） 编写： 审核： 批准： 附录一、文档封面格式（仅为样本）