金银河公文管理规定.docx

金银河公司公文管理规定目 录1 目的22 范围23 定义24 职责25 程序25.1 公文的种类25.2 公文格式35.3 行文规则65.4 发文处理75.5 收文处理85.6 文件发放管理95.7 公文的归档及管理96 相关文件97 记录101 目的为使公司的行政公文处理工作进一步规范化、科学化，保证公文处理的准确性和及时性，满足公司的实际需求，特制订本规定。2 范围本规定适用于公司公文的发文、行文及分发处理全过程的管理工作。3 定义3.1公文是指管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，以及经营更新过程中的大部分记录资料。公文是传达贯彻公司领导层的相关方针、政策以及相关指示的重要工具，并且还是报告工作、交流经验的重要渠道。3.2公文处理是指公文的收发、传阅、呈送、请办、承办等一系列相关联、衔接有序的工作。4 职责4.1 总经办是公司公文的处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁工作，负责指导公司各部门的公文处理工作。4.2公司各职能部门负责本部门主导发行的公文处理，并安排专人负责部门公文的发放、传递、立卷并定期归档到总经办。5 程序5.1 公文的种类a) 决定：适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员、变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。b) 通知：适用于发布规章制度，转发上级单位公文，要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。c) 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。d) 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。e) 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。f) 批复：适用于答复所隶属单位请求事项。g) 函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。h) 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。5.2 公文格式公文格式由文头、正文、文尾三部分组成。5.2.1 文头部分包括文头名称、发文字号等项，若是密级文件和紧急公文，则还应该包括密级、保密期限和紧急程度。5.2.1.1 文头名称a) 在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“佛山市金银河智能装备股份有限公司”的红色文头发文。（格式见附表） b) 请示、报告以公司名义向上级领导报告、请示时，使用上行红色文头发文。（格式见附表）c) 以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用普通文头发文。（格式见附表）d) 传真公司及各部门对外发传真以“佛山市金银河智能装备股份有限公司传真”的普通文头发文。（格式见附表）e) 会议纪要公司会议纪要分为两类：“会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司总经理或其授权委托人主持召开的会议称为办公会，并形成办公会会议纪要，发文名称为“佛山市金银河智能装备股份有限公司会议纪要”（格式见附表），由公司总经理或其授权委托人签发；由公司总经理或部门负责人主持召开的专题工作会议称为专题会，并形成专题会会议纪要，发文名称为“佛山市金银河智能装备股份有限公司专题会会议纪要” （格式见附表），由公司总经理或其授权委托人签发。5.2.1.2 发文字号a) 发文字号由部门代字、年号、顺序号组成，年号应该写全。b) 公司部门规范简称、公司文代号见下表：名 称简 称公司文代字佛山市金银河智能装备股份有限公司金银河运营金银河运营字总经办总经办金银河运营总经字人力资源部人资部金银河运营人字财务部财务部金银河运营财字行政管理部行政部金银河运营行字采购部采购部金银河运营采字生产管理部生产部金银河运营生字安全环保部安全环保部金银河运营安环字审计部审计部金银河运营审字品质管理部品质管理部金银河运营品字物控部物控部金银河运营物字c) 传真发文字号以公司名义发传真，发文代字为“金银河运营传字”，须由公司总经理签发。以部门名义发传真，如人力资源部发传真发文代字为“人资传字”，须由部门负责人签字。d) 部门或个人就某一个具体工作内容、步骤、程序进行协商、布置及请示时用三单制，即工作联系单、任务通知单和请示报告单。5.2.1.3 密级、紧急程度a) 密级公文应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还应有份数编号。b) 紧急公文应分别根据紧急程度，分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前办，“特急”要求立即办。c) 密级、紧急程度写于文头右上角，密级与紧急程度同时使用时，密级置上，紧急程度置下，上下对齐。5.2.2 行文部分行文部分：包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等项。5.2.2.1 公文标题一般包括发文单位、事由、文种三部分；或只写事由、文种。a) 发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。b) 公文标题