新办公系统启用实施方案教材.docVIP

新办公系统启用实施方案 为进一步深化“数字化校园”建设，实现远程办公，降低办公成本，提升管理效率，经院长办公会研究决定，学院拟对办公系统进行升级测试，具体实施方案如下： 新系统升级功能及特点： 1.办公流程网络化 (1)公文管理：完全模拟手工公文处理的流程，严格按照公文模版执行公文规范，全面实现文件的数字化处理，覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理；发文流程清晰可见，可视化跟进；实现公文拟文、审核、审批、签发、复核、封发等操作，支持正文的全文手写批注及修订痕迹保留；公文流转实时接收、在线处理，处理节点明确授权，责任清晰，意见明确，随公文单持续流转。公文正文根据模版自动套红，从而完成公文拟文、审批、修改、清稿、套红、盖章等一系列成稿签发动作，并形成可交换的正式电子公文。 (2)审批管理：通过印章电子化审批，实现调课单、呈批件的网上审批，令学校印章管理更规范、合理。减少申请人部门跑动，使相关责任人能快速审批，全面掌握印章使用过程。 (3)电子签章：新的协同办公平台中，公文和流程管理中涉及到签章和签名的环节，都可以采用电子签章来实现。采用电子签章，提高了签字确认的公信力，延续了见字如见人的习惯；降低了用章过程中的繁琐审批，全面提升无纸化办公的价值，降低耗材成本，提高办公效率；用户在进行表单签章时，可将保护的数据与电子印章、数字证书捆绑在一起，确保文档防伪造、防篡改、防抵赖，安全可靠，一旦数据发生变化，印章能显示无效，并提醒用户发生变化的数据项与数据值。 2.移动办公 基于智能移动终端的移动应用，新OA系统的移动APP全面支持iPhone、Android手机客户端应用和ipad应用，通过移动设备访问系统，不受时间地域的限制，方便教职工随时随地在线发起或办理工作事务，大大提高工作效率。移动办公采用两种方式实现： (1)校内实现方式 由于我院无线网络已经实现教学区全面覆盖，在校内，教职工只需接入我院无线网络便可以实现手机移动办公，全面支持iPhone，Android系统，消息实时推送。 (2)校外实现方式 为了保证学院信息的安全性，我院与联通合作，在校外通过联通核心设备及安全设备采用VPDN的方式进入校内新办公系统。教职工登录移动办公APP，便可实现校外移动办公。VPDN的使用方法详见附件1。 培训安排 为促进新OA系统的普及与应用，现代教育技术中心将进行新OA系统集体培训，请各系部及职能部门安排系统管理员进行培训，培训安排如下表所示： 培训场次 培训对象 培训时间 地点 1 学院领导 12月 5 日 主楼11楼办公室 2 处级领导 12月 6 日 信息中心机房107 3 各系部及 职能部门系统管理员 12月 7 日 信息中心机房107 试用时间 鉴于我院新办公自动化系统（新OA系统）已经安装调试完成，学院定于12月12日起试运行新OA系统。 相关说明 1、新办公系统的使用将会带来学院办公方式新的变革及效率的提升，请各单位予以重视积极试用，同时可提出试用意见与建议便于正式运行前进行调试完善。 2、新办公系统增加了“致信”功能，该板块功能和腾讯“QQ”类似，可为教职工在部门与部门之间、个人与个人之间提供实时对话与文件传输、以及建群等功能，“致信”完全属于校内局域网运行，校内服务器管理，确保了校园文件、资料以及个人信息的安全保密性，望各单位及教职工尽量使用“致信”开展内部信息的传递工作。 附件1： 校外移动办公VPDN说明 为加快“数字化校园”建设，提高办公效率，实现校内、外通过手机等移动终端随时随地办公，学院和邢台联通公司在“数字化校园”项目合作基础上，借助该公司核心设备及网络安全技术，以VPDN方式实现我院教职工校外登录至校内办公系统。经和联通公司协商，该公司为学院组建了一套安全、可靠的VPDN实现的校外使用办公系统的网络模式，同时，应我院要求，已做好号段XX的技术处理，该号段校外登录使用办公系统免流量。同时该号段的统一分配也为各单位提供联系的便利，后续的数字校园的短信平台（号段内各单位群发短信通知等无通信费）也为大家带来方便。 该号段使用教职工根据自己情况自愿办理，如无需开通，在校外可使用联网的台式电脑登录学院办公系统处理事务。 已有联通手机号的教工，需先申报号码，待联通技术部门核查，具备开通条件后方可使用。 由于苹果公司技术合作问题，VPDN技术暂时不支持苹果手机及ipad终端，大家可采用安卓系统移动设备使用。 一、我院校外VPDN移动办公网实现模式及应用功能 我院VPDN移动办公网是基于移动通信技术，通过专线先进入联通公司核心设备和网络安全设备然后转换至校内网登录办公系统，并且在已进行技术处理的号段实现了免流量（该号段为联通手机号，由于VPDN实现校外办公网是通过联通公司核心机房设