《全宗卷》的建立与规范.docVIP

《全宗卷》的建立与规范 ——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导 一、全宗的概念： （一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。（二）全宗的基本含义： 它包括了三个方面。1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。（三）全宗的类型：主要包括以下几种。1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。后三种也被称为全宗的补充形式。（四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。 封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。全宗指南封面格式如下： ××市××局全宗指南 （2000——2011年） ? ? 全宗号：×××号 ? ? 编者：××局综合档案室 日期： 1、全宗宗指南名称由全宗构成者的名称，即单位名称加“全宗指南”构成。 例；××市××局全宗指南 2、时间是指全宗指南所全绍的档案的起止年代。 例：2000——2011 3、全宗号是指该全宗指南所对应的全宗的编号。如：哈尔滨市发展和改革委员的全宗号是XD056；哈尔滨市人民政府国有资产监督委员会的全宗号是XD108；全宗号由市档案馆统一编制。 全宗指南正文内容 正文的内容包括：全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。 1、全宗构成者沿革简介 全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。 ⑴ 名称：全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。 ⑵ 时间：A.全宗构成者成立、合并、改组、更名、升（降）格和撤销（破产）、兼并等的时间、办公地点；B.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间（只写到一级机构）；C.全宗构成者上级主管机关变更时间；D.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。 ⑶ 主要职能：主要写全宗构成者的性质特征、职权范围、主要工作与任务。（可简要叙述） ⑷ 隶属关系：全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系以及其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 ⑸ 全宗构成者负责人名录：全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。 ⑹ 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况，包括全宗构成者内部一级机构名称、正职负责人的姓名、职务、任期时间、主要职能等。可以作表格附录在《全宗指南》后，以免累赘。 2、全宗内档案情况简介 全宗内情况简介包括以下五个部份： ⑴ 档案的数量及保管期限（先介绍档案资料总数，再分类介绍各类档案的数量及保管期限）。 ⑵ 档案的完整程度（是否把本单位成立以来应归档的材料收集齐全、完整，各类档案的完整程度）。 ⑶ 档案的利用价值及鉴定情况（先从总体来介绍利用档案有多少人次，利用档案多少卷，然后列举一些利用档案取得了经济效益和社会效益的例子。以各类档案保管期限的确定、销毁情况）。 ⑷ 检索工具的配置情况（是否利用电脑检索，手工检索的种类及数量有多少） ⑸ 档案的整理情况（先介绍综合档案室的分类编号方案，然后介绍各类档案的属类设置情况。如文书档案的属类采用年度——组织机构设置或年度——问题设置，并具体列出有那些属类）。以上五个方面均应从总体，再从分类上进行介绍。 3、全宗内档案内容与成分介绍这一部分是“全宗指南的核心部分，应以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。介绍时，机关以文书档案和专业档案的内容为主。 介绍方法：先分大类，再分属类进行介绍。如一个机关单位的全宗指南，其档案分为文书、专业、会计、声像等四大类档案。首先介绍文书档案，如以年代——组织机构分类的，按机构介绍，如以年代——问题分类的，按问题介绍。其次介绍专业档案，专业档案如果分二级类目，就按二级类目的顺序分别介绍，如果专业档案内没有再分