公司采购流程及管理制度试行.doc

采购流程及管理制度（试行） 一、目的　 为满足公司发展需要，进一步加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制和管理，使采购程序合理化、采购行为规范化、谈判过程透明化、审批权限明确化、货品性价最优化、货品供应及时化、采购成本节约化，存货库存最小化，特制定此制度。 二、适用范围 集团公司及下属各分公司所需各项货品的采购工作。 三、不相容原则 采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：　　1、付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；　　2、采购合同的洽谈、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；　　3、货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 四、职责划分　　1、固定资产采购：由（richard或ken）负责办理。 包括：设备、房屋、大额资产包括：办公耗材、培训资料、书刊零星物资、低值易耗品等采购原则　　　　、严格执行询议价程序　　　　凡未通过招标确定供应商价格的物品采购，每次采购金额在000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。　　　　、合同会签制度　　　　固定资产的采购合同，必须经过有关部门如财务部、部、部共同参与，经公司分管领导审核，总经理批准签约。　　　　、一致性原则　　　　采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～10％。　　、最低价搜寻原则　　　　采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。　　　　、廉洁制度　　　　所有采购人员必须做到：　　　　1、自觉维护利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本　　2、加强学习，提高认识，增强法治观念　　　3、廉洁自律不收礼不受贿不接受　　　　4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督　　　5、工作认真仔细，不因自身工作失误给公司造成损失　　　　6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新及市场信息。　　　 物资需求部门根据实际需要填写请购单 请购单 需求部门 接收已核准并审批的请购单 请购单 采购人员 采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选三家以上供应商进行比价和议价 询价记录表 采购人员 以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则 申请单 采购人员 依优质低价原则进行选择 询价记录表 需求部门/人事部/采购人员 依据供需双方确定的条件签订合同 采购合同 采购人员 依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理 采购合同 采购人员 前台按采购需求进行验收（核对数量与质量），办理入库手续。 入库单 前台 /需求部门 采购人员根据前台提供的相关资料进行对帐，财务审核，总经理审批，最后到财务部办理付款结算。 送货单 发票 支付凭证 库管员 采购员 财务 附2：申请购买单 申请购买单 编号： 申请部门： 年 月 日 序号 申请项目 备注 物品名称 品牌 规格型号 数量 预估单价 预估金额 使用日期 1 2 3 4 5 6 7 8 合计金额： 部门申请事由： 申请人 部门负责人审核 人事行政部意见 总经理审批 财务结算 前台签收 备注： 1、《请购单》一式四份，第一联使用部门留存，第二联采购部门留存，第三联财务留存，第四联负责签收的人员留存（以备验收）。 2、《请购单》的预估金额与实际发生金额的差值应控制在8%以内的范围，超出部分由相关人员共同承担。 询价比价记录表 品名： 供应商名称 规格型号 价格 交货时 间方式 付款 方式 税票 情况 联系方式 　　 　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　 采购人员建议： 公司领导意见： 采购执行情况： 验收签字： 采购申请 接收请购单 验收入库 对帐/整理付款资料 询价比价议价 样品提供确认 签订采购合同 进度跟催 供应商选择