第六章：采购供应商管理系统解决企业采购管理难题.doc

采购供应商管理系统解决企业采购管理难题 一、如今企业面临的问题 1、采购效率过低，采购成本过高 2、材料市场询价的手段单一 3、供应商数据库信息无法实现共享 4、由于缺乏日常对供应商信息的维护，供应商数据库出现大量失效信息； 5、合格供应商数量不足，异地项目尤为突出 6、供应商信用管理与业绩管理缺失 二、友为供应商管理系统概念 1、友为供应商管理系统是采购管理系统的一个子系统，也是管理采购流程的一个重要环节； 2、系统以供应商信息管理为核心，采用标准化的采购流程以及先进的管理思想； 3、系统从供应商的基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息等信等多方面考察供应商的实力； 4、再通过系统的数据对供应商的供货能力，交易记录、绩效等信息综合管理，达到优化管理，降低成本的目的； 5、为企业产品的策略性设计、资源的策略性获取、合同的有效洽谈、产品内容的统一管理等过程提供了一个优化的解决方案。 6、我们旨在改善企业与供应商之间关系的新型管理机制，实施于围绕企业采购业务相关的领域； 7、实现通过与供应商建立长期、紧密的业务关系，并通过对双方资源和竞争优势的整合来共同开拓市场，扩大市场需求和份额，降低产品前期的高额成本，实现双赢的企业管理模式； 功能描述 一、采购寻源 1、供应商入口门户 提供了一个易用的、基于互联网的供应商入口门户； 供应商可以详尽发布其公司、产品、送样等信息； 采购方和供应商之间有多种通信手段，实现双方信息畅通无阻； 2、潜在供应商申请 潜在供应商可以通过完成一个注册过程来申请访问采购应用程序； 采购员有权批准每一个供应商的申请，并为新的供应商用户设置安全性； 采购员还可以代表供应商完成供应商用户注册过程； 一个新的供应商用户一旦完成了注册，该供应商将会收到一个电子邮件通知，上面写有账户细节和一个临时的密码； 注册申请通过后，采购方可发送初评调查报告给供应商，供应商用户即可在线填写初评调查，启动供应商认证流程。 3、供应商初评 潜在供应商在线完成初评调查评估合格后，采购方能够根据事先定义的调查模板对供应商进行初评； 可以从例如价格、服务、品质、工程等多种方面进行考察并进行打分； 系统在初评小组完成初评后能够自动根据各个纬度定义的权重和实际评估状况给出评价报告； 提供供应商的优劣势分析，供应商一旦通过初评，即自动进入合格供应商名单。 4、供应商产品认证 对于合格供应商名单中的供应商，采购方可以向供应商发布送样通知； 供应商能够在线进行通知的接受并进行送样； 样品的使用将被严格管理，直至生产成成品并内部测试完毕，确认样品是否合格； 样品认证合格后，采购方可以将该供应商作为后备供应商处理； 也可直接要求该供应商进行供货，对其分配供货比例。 5、电子目录管理 供应商料品认证完成后，该资料将被存放起来，表示确认该供应商的供货能力； 建立完善的电子目录，有利于采购方实现对供应商的优化管理和后备管理； 在定期的供应商结构调整和意外状况发生时，能够迅速的进行调整，从而将损失减少到最低。 6、询价、报价管理 通过系统，企业可根据需求，生成询价单，通过网络直接发布给供应商； 供应商反馈回报价信息后，系统完善的比价议价功能可协助用户对多家供应商的报价情况进行比较； 企业直观地获取各家供应商的价格对比信息，以获得最具优势的价格； 企业选择了合适供应商后，可在网上直接核价，并将询价结果发布给供应商； 企业发布了新的询价信息后，供应商可立即收到系统自动的讯息通知； 通过询报价管理的系统平台，供应商可网上反馈所供材料的价格信息，并可得到询价的结果信息。 7、在线讨论 无论是供应商初评还是供应商料品认证，采购方和供应商都能够发送即时消息进行讨论、交流； 每个讨论都与特定的事务密切相关联，并且所有的消息都将被保存起来，以供参考和核查； 采购方可以很灵活的发送消息，既可以发送给所有参与的供应商，也可以发送给个别指定的供应商； 而供应商只能够给采购方发送消息。 二、协同采购 1、提供滚动的送货看板协作 通过供应商入口门户，供应商可以即时查看交货看板，可以对交货看板进行确认，以表示其履行交货看板的能力，并能够通过消息的形式同采购人员进行信息交流； 如果企业的生产发生变动，其相应的物料需求状况会实时的反应到送货看板中，供采购方进行调整和供应商进行快速反应； 对看板的变动信息，采购方和供应商都能够根据设定的权限进行查看，比较不同版本的修改情况和全部的历史记录。 2、提供闭环采购订单协作 通过供应商入口门户，供应商可以即时查看采购订单； 供应商可以确认接受订单，以表明其履行订单的能力，并可以提交承诺交货日期的变更订单请求； 如果由于生产环境或其它市场条件发生变化而必须修改采购订单，供应商可以在线发送一个更改承诺日期的申请，以及对此更改的解释，