主体合同履约管理及法律风险防范ok.ppt

3、证据的留存要求： a.对方工程资料有效签收人本人签收，不得代签； b.对方不签收或者无法签收的，发快递固定证据（详见后附：特快专递形式邮寄送达取证指引）； c.收函地址必须为施工合同约定的通知与送达地址； d.发件人与收件人处必须填写公司名称，而非具体的承办人； e.发往地址必须是合同中的通知送达地址，若无约定或者约定不明确的，才可以发注册地址（通用条款23）。 附件1： 特快专递形式邮寄送达取证指引 为规范和明确合同履行中特快专递形式的取证工作，加强发出函件作为证据的有效性，特制定本规则。 在合同履行过程中向对方发出重要函件而对方拒绝签收时，为留取证据、维护我方权益，由合同履约部门采用特快专递的方式邮寄送达。 特快专递送达宜使用中国邮政的“特快专递”业务（即EMS）。不宜使用不能显示寄出函件主要内容的普通挂号信业务，也不宜使用其它民营速递业务。 （其他民营快递公司的证据完整性问题） 特快专递邮件详情单的填写要求： A、收件人详情: 收件人姓名栏应当准确填写对方单位法定代表人或合同中约定的联系人姓名。 收件人联系电话栏应当准确填写对方公司的办公电话及收件人本人的移动电话号码；在邮寄送达前应事先通话联系，确保所填写的电话号码处于正常使用状态。 收件人单位名称栏应当填写对方公司营业执照上的全称。 收件人地址栏应当是合同约定的通知送达地址，如果合同约定的不明确才可以向对方公司的营业执照地址寄件。 在“内件品名”空白处，务必清晰填明内装函件的名称及其主要内容，如“对***合同***项目违约要求支付违约金”、“要求于**年**月**日前完成****事项”等；在“信函”、“文件资料”、“物品”的可选项处选择“信函”。 ： B、寄件人详情 我方单位名称应填写全称，地址应准确，寄件人应当填写全名并填写有效的联系电话，确保对方及邮递信息的联系和反馈。 注意：以项目公司名义对方发函，寄件人不得写恒大地产集团西安有限公司； 寄件人应当在交寄时签名并注明邮寄时间。 特快专递邮寄送达的函件应当是原件，其格式、内容要求按照《合同履约监督管理制度》的规定撰写，必要时应当由合同履约监督部审核后方可发出。 特快专递邮件寄出时，应当向收寄工作人员提出索要对方签收后邮寄回执的明确要求；在预计可能送达的时间， 上网站上查询邮寄送达情况并且打印 一份留存。 送达函件应当一式两份，自留一份。对方签收后邮寄回执应当与留存的函件同时保存归档。 如未特快专递邮寄送达不成，应当根据情况采用其他有效的送达方式。　 　　? （二）、证据由于时过境迁或其他原因，有可能灭失、失真或难以取得，或者违约方有意销毁、涂损、掩盖、转移等，就必须对证据进行保全。证据保全主要有两种方式：公证或诉前保全，合同履约监督部主要以采取公证的方式进行证据保全。 《中华人民共和国公证暂行条例》第4条的规定，公证机构有权“保全证据”，公证机构办理证据保全公证应在诉讼尚未形成之前进行，并且只能根据当事人的申请。我国《民事诉讼法》第67条规定规定：“经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据。但有相反证据足以推翻公证证明的除外。”最高人民法院《关于适用＜中华人民共和国民事诉讼法＞若干问题的意见》第75条第5项也规定，已为有效公证书所证明的事实，在诉讼中当事人无需举证。 合同履行责任部门及合同履行监督部门可以对邮件的送达、工程质量以及其他重大违约情况采用公证的方式进行证据保全。采用证据保全公证的工作流程，按照公司《证据保全公证办法指引》进行。 证据保全公证办法指引 为保障公司利益，规范和明确合同履行中需要进行证据保全公证的取证工作，加强重要事项作为证据的有效性，特制定本办法。 一、在合同履行过程中，因对方出现重大违约事项需发出通知、保留我方权利而对方拒绝签收时，可采取证据保全公证方式维护我方权益。 二、证据保全公证的范围包括：重大产品质量、工程质量、工期延误（工程施工现状）、工程施工安全、工程质量事故、施工安全事故、重要函件的送达，以及其他造成或可能造成我方重大损失的违约事项。 三、证据保全公证由合同履行部门提出，由合同履约监督部办理；合同履约监督部认为应当办理公证的，可直接办理；合同履行部门予以配合。 四、对重大产品质量、工程质量、工期延误（工程施工现状）、工程施工安全、工程质量事故、施工安全事故证据的保全，采取现场公证的办法保存和留取证据。