讨论题1、电子文件利用的定义和其特点。2、电子文件利.pptVIP

第一节 电子文件利用系统的构成 一、电子文件利用的概念 电子文件利用是指用户通过电子文件检索系统查找出所需电子文件信息，并使其转化为现实价值的过程。 二、电子文件利用的特点 （一）电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享 （二）电子文件具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹 （三）电子文件利用可以采用交互式，为用户提供各种形式灵活的需求服务 （四）电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能 （五）电子文件可以使利用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息 三、电子文件利用系统的构成 （一）电子文件利用的法律法规要素 1.对电子文件信息而言，并不是所有电子文件都可以无限制地利用，而是要根据有关的法律法规合法地利用。 2.对用户而言，电子文件的利用是要受到有关的法律法规要素制约的，也就是说并不是任何人都能成为电子文件的合法用户。 3.对电子文件的利用行为而言，也要受到有关的法律法规的制约。 （二）电子文件利用的信息要素 1.电子文件信息的质量，是指电子文件具有一定的凭证价值和情报价值。只有电子文件中含有这样的潜在价值，才有可能将其转化为现实的可利用的价值。 2.电子文件信息的数量，是指下面两个方面：第一个方面是指电子文件信息的总量。如果数字化档案信息总量不足，电子文件信息总量少，档案部门就无法提供更多可利用的电子文件信息。第二方面是指电子文件信息的完整性。 （三）电子文件利用的检索系统要素 1.电子文件的著录标引，即建立电子文件检索系统的过程。 2.电子文件的检索，即表达检索需求的特征信息与电子文件目录信息相匹配的查检过程。 （四）电子文件利用的用户要素 1.电子文件用户的利用需求，即电子文件利用者对获得电子文件信息的一种要求和欲望。 2.电子文件用户的利用行为，即在利用需求驱动下对获得电子文件信息所进行的一系列活动。 1.计算机及计算机网络的安全。 2.保密安全。 电子文件利用系统 第二节 电子文件利用的方式 一、在线利用 （一）在线利用的含义 所谓在线利用，就是在网络上进行电子文件的利用活动 （二）在线利用的具体方法 1.计算机网上阅览 2.网上复制 3.网上咨询 二、非在线利用 （一）非在线利用的含义 所谓非在线利用，就是利用者不通过网络在计算机上直接阅读或利用电子文件。 （二）非在线利用的具体方法 1. 计算机单机阅读 2. 提供电子文件拷贝 （三）缩微阅读 缩微阅读是利用COM技术将转化为直读信息的电子文件内容记录在感光胶片上，形成拷贝件后再利用缩微阅读机进行阅览。 第三节 电子文件利用的管理 一、建立新的“利用规则” （一）严格执行电子文件的双套备份制度 （二）采用适当的控制技术 （三）限制利用方式，确保电子文件安全 （四）最大限度地发挥电子文件的优越性 （一）使用权限的审核 （二）提供利用拷贝的回收 （三）利用中的安全措施 三、电子文件的利用统计 （一）利用统计的信息采集 （二）建立利用统计的综合指标体系 （三）利用统计结果分析 四、电子文件利用中的障碍 （一）电子文件利用中的心理问题 （二）电子文件信息利用资源不足问题 （三）检索和利用电子文件的技术问题 （四）电子文件开发利用中的资金问题 （五）电子文件利用过程中涉及的法律问题 第四节 电子文件的开发利用与编研 一、电子文件信息资源开发的方式 （一）自行开发，面向用户直接提供服务 （二）自行加工信息产品，提供给中间服务商 （三）与其他部门合作开发电子文件信息资源 电子文件开发方式示意图 二、电子文件编研 所谓电子文件的编研，是指根据客观需要，对电子文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。电子文件编研是电子文件信息资源开发利用的重要形式和手段。 电子文件编研的特点 （一）编研时间大为缩短 （二）编研成品内容更为丰富 （三）编研成品的形式更为多样化 （四）编研成