公文格式汇报.doc

公文格式的各要素编排规则 公文格式主要体现在它各个要素的编排讲究一定的规则。公文的要素主要分布在公文的版心内，只有页码位于版心外。公文的版心又分为版头、主体、版记三部分。 版头指公文首页红色分隔线（0.5mm）以上的部分。版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分相对应。一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素。 主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。主体的篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化，公文实质性的内容均在此部分。一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等9个要素。 版记指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。版记位于公文之尾，位置相对固定。一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。 一、版头部分的公文要素 （一）份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。（注意：份号的字体未作统一) 解读： 份号同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。 标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、借阅和销毁。 并不是所有公文都需要编制份号。涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。 （二）密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 解读：涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级而未标注保密期限的公文，则按《国家秘密保密期限的规定》执行：凡未标注保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年，机密级事项20年，秘密级事项10年认定。或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。 （三）紧急程度 如需标注紧急程序，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 解读： 紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如果公文中未标注紧急程度，发文机关不得在公文处理中按紧急公文催办。 ▲为什么将份号、密级和保密期限、紧急程度统一编排在公文首页左上角？ 如果在右上角，领导的批示容易与之相互遮盖，造成不易辨识。移到左上角后，右边从发文机关标志到天头的大片区域都是空白区域，这样更加方便公文处理。 （四）发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。（⊙原为：发文机关标志上边缘至版心上边缘为25 mm。对于上报的公文，发文机关标志上边缘至版心上边缘为80 mm。） 发文机关标志推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。 解读： 发文机关标志是公文版头部分的核心，即人们通常所说的“红头”，用套红大字居中印在公文首页上半部。 字体推荐使用小标宋体字。（▲因为小标宋体字显得庄重。其他字体如楷体、隶书、魏碑等带有某些书法艺术的成分，不适于标识党政机关。） 要大小、疏密适度。以不大于上级机关为原则自行酌定大小，发文机关标志的文字少时要尽量拉宽字间距，文字多时尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度。 ▲以前党的机关常用的在发文机关全称或规范化简称后加文种“（××）”的形式，因此也取消。 （五）发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。上报公文的发文字号居左空1字编排。 解读： 发文字号是党政机关制发公文的编号，通俗一点说就是公文的“身份标识”。标注发文字号，一是可表明该公文出自什么单位，二是可表明该公文的形成的年度及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地用以查询检索，三是方便公文的引用。 发文机关代字要求准确、规范、精炼，无歧义，并固定使用，并注意避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。 年份用阿拉伯数字表示，应标全称，要用四位年代号，不应简化，如“1998”不能“98”，“2012”不能“12”，用六角括号“〔〕”括入，如〔2012〕。注意，六角括号不是数学公式的中括号，也不是圆括号。 发文顺序号是一年内的发文流水号，用阿拉伯数字表示，后面加