西软前台收银系统使用说明.doc

第三章 前台收银系统使用说明 2 第一节 帐务处理 2 1.1 前台帐务 2 1.1.1 前台帐务的介绍 2 1.1.2查找客人帐务 3 1.1.3 客人帐务信息 4 1.1.4功能按钮 6 1.2 前台团队帐务处理 27 1.3 宾馆工作帐 31 1.4应收帐务 33 第二节 其它操作 35 2.1帐务查询 35 2.2催帐报表 37 2.3交班报表 39 2.4外币兑换 40 第三章 前台收银系统使用说明 第一节 帐务处理 1.1 前台帐务 系统主窗口下，选择“收银”(“前台帐务”，屏幕弹出宾客列表窗口（如图1-1）。 图1-1 1.1.1 前台帐务的介绍 我们的系统把酒店的前台帐务分成以下几种： 房间帐：指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自付的杂费等。 团队、会议的公付帐务：因为对于团队来说它的费用一般分成两种：a、由团队统一支付的费用如房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐；b、各个房间发生的杂费如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归在（1、房间帐）里面。 宾馆工作帐：顾名思义就是宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户，称为宾馆工作帐。如酒店有一项非住店客人的停车费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改了，所以就可已在宾馆帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数是正确的。 在这个窗口我们根据客人类别的不同分为四种帐务： a、散客成员（1） b、团队主单（2） c、会议主单（3） d、宾馆工作帐（4） 1.1.2查找客人帐务  1、方法一：在图1-2中， 逐个找到客人的记录，双击就可以进入客人的帐务了。 图1-2 在这个窗口系统默认以房号顺序排列，如果想改变排序方式，单击标题栏中的任一项目就可以改变列表的排列方式。在列表窗口中，拖动右边的滚动条可以对屏幕翻页。单击右边功能按钮中的“查询”（快捷方式为按空格键或直接按字母（Q）也可以），系统会弹出另一窗口（如图1-3），输入相关的条件按回车键或点击确定按钮可以快速定位到客人帐务。一般情况下，我们总是通过输入相应的房号进入客人帐务，这也是系统推荐的进入宾客帐务的方法； 图1-3 2、方法二：如你正在处理一个客人的帐务，此时如需处理另一宾客帐，则直接按Enter回车键，屏幕将弹出一查询窗口（如图1-4），可以输入房号或帐号直接切换到另一个宾客帐务。当然在这里你要根据实际的情况，选择主单类别和主单状态。系统默认的类别是“房间帐”，默认的状态是“在住”，支持对姓名和单位的模糊查找功能。第二种方法为在进行帐务处理时，几个宾客帐之间切换提供了方便。 图1-4 1.1.3 客人帐务信息 在进入了客人帐务以后，系统如图1-5所示，它主要分为四个区： 图1-5 ●A区：登记的客人信息，主要包括帐号(帐号后“I”表示主单状态为在住，其它状态详见附录)、主单标志、客人姓名、房价等信息，这些信息是由接待员录入的。 ●B区：帐务分类汇总显示。如果房间住两人以上这里还可以分不同的客人显示各自的帐务。当然前提是在输入客人帐务的时候必须输入不同的的客人里面，对于电脑房费和电话费则无法归入哪个客人，因此显示在房间公付帐里面。 ●C区：明细帐务信息，显示的内容主要由屏幕的右上端选项的不同而有所不同，目前有7种显示方式，而默认的方式为有效帐目。它在帐务信息栏中一屏能显示15条记录，也可通过Pgup、Pgdn或拖动右边的状态条来实现移动记录。在这个屏幕里你可以对帐务进行选择（如图1-5所示），打上勾的就是被选中的帐务，这样你就可以对这几行帐务进行转帐、结帐等操作了。在这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选中）。 日期：帐务发生的实际日期 项目：费用的名称 摘要：费用的说明及传票号码。 金额：该费用的金额。 代码：营业费用码，一般在系统初始设置中。 工号：对该笔帐目进行操作的操作员工号。 营业日期：帐目发生时系统的日期。 班：进入模块时输入的班号。 转帐信息：为转帐帐务，则显示相应的对方帐号。 房号：发生该笔费用的原始房号，对于转帐的帐务查原始房号非常有用。 发生时间：帐务发生的实际时间。 标志：帐务的标志，主要有以下几种，在右上角下拉菜单处选择“有效明细”和“所有明细”时可查看到： NR（在标志一格不显示）：正常发生的帐务。 C 原为NR的帐务用冲帐功能冲掉则原NR(C CO 由冲帐功能自动生成的和原被冲帐目金额相反的帐 AD 用调整功能输入的帐标志为AD CA 原调整的帐务用冲帐功能冲掉标志由