大型集团公司档案管理办法.doc

************公司 档案管理办法 1 目的 档案工作是公司科研、生产管理工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要 条件，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。 根据中国人民共和国《档案法》和西安大唐档案管理工作的有关要求，为提高公司档案工作的管理水平，充分发挥档案的作用，特制定本规定。 2 范围 本标准适用于公司科研、生产、基建、文书、财务、工程、销售、声像等档案的管理。 定义 3.1公司档案：是指以科研为主体和在各项职能活动中形成的全部档案的总和，包括科研、生产、 基建、文书、财务、工程、销售、声像等类档案，它是以文字、图纸、实物、照片、录音像（带）、电子媒介等形式构成的文件和资料。 3.2 绝密、机密级档案：涉及公司重大经营活动、公关活动、战略方向、技术秘密，一旦泄露将有可能对公司声誉、经济利益产生重大影响的档案。 3.3 秘密级档案：除3.2外归入公司档案室的文件，均属秘密档案，即对查阅、使用该档案有一般限制的档案。 4 档案管理流程 公司档案管理流程按图1（附件1）。 档案管理原则 公司各部门在工作中形成的凡是具有历史保存价值的文件材料，均应作为档案材料，由档案 室集中统一管理。 档案工作应列入公司规划、计划，归档制度列入相关部门、负责人的职责范围和主管领导及 有关人员岗位责任制。 对与档案有关的文件和资料进行控制，确保档案系统完整、准确可靠、安全保密，达到有关场 所使用的文件均为有效版本。 6 档案管理体系 6.1 档案工作管理体系：公司分管领导→综合管理部→档案室→各相关部门。 6.2 公司分管领导要根据国家有关规定结合公司特点，对档案建设提出指导性意见，并为档案 部门解决人员、库房、设备、经费等问题。 6.3 综合管理部是档案室的主管部门，综合管理部经理应负责组织协调公司档案室工作正常开 展。 6.4 档案室是公司全部档案资料的存储基地和利用中心，负责统筹协调、组织管理公司全部 档案资料。 公司各相关部门应设有文件资料管理人员，负责各部门文件资料的收集和管理工作，组 成全公司档案管理体系，充分发挥档案网的作用。 公司档案分类 公司档案根据来源及用途，可分为文书档案、财务档案和科技档案等，具体内容见表1。  表 1 公司档案分类及管理一览表 序号 类别 提供部门 归档方法 保存期限 1 文书档案 公司各年度收文/发文 综合管理部 在次年的上半年内，由各相关部门将归档文件材料整理，经各部门负责人审定后向档案室归档。 公司各年度重要收发文属永久保存；公司一般收发文属短期保存，分为3年、5年2类。 2 公司采购合同及评审单 综合管理部 永久保存。 3 公司销售合同书（包括销售合同评审单） 商务与物流部 在商务部保管两年后，经商务部负责人审定后向档案室归档 4 公司重要照片、录音（像）带、与公司有关的各类报刊、杂志 综合管理部 5 基建工程资料、图纸 物业部 在任务完成后，经文件形成部门整理完整后，由项目负责人审定并向档案室归档。 6 公司各类荣誉证书、资质证明、产品鉴定证书以及科研项目鉴定证书等，包括入网证、许可证等 综合管理部 由综合管理部经理签字归档，归档的文件材料必须具备及时性、完整性和准确性。 7 财务档案 财务凭证（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、） 财务部 由财务部按要求立卷归档，在财务部保管利用两年后，由财务部编造成册移交档案室保管。 年度财务报告（决算）、 会计档案保管清单、会计档案销毁清单属永久保存； 2） 财务各类凭证、财务各类帐簿、会计移交清单为15年。 3） 银行余额调节表、银行对帐单为5年； 4）月、季度财务报表为3年 8 财务帐簿（总帐、明细帐、日记帐、辅助帐本） 9 财务各类报表、报告（月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明） 10 财务部各类重要文件（银行存款余额调节表、银行对帐单、会计核算专业资料等）  表 1 公司档案分类及管理一览表 序号 类别 提供部门 归档方法 保存期限 11 科技档案 公司产品鉴定资料 技术管理部 在任务完成后，经文件形成部门整理完整后，由项目负责人审定并向档案室归档。 永久保存 12 公司产品测试报告 13 公司设计定型产品资料、验证规范 (档案室只保存书面资料，电子文档由文件形成部门自行保管) 14 公司各类技术专利资料 15 入ERP前的公司产品最终检验报告 将入ERP前的资料按归档要求一次交接完毕后，再不用归档 永