康乐及文化事务署采购和注销图书馆资料的准则和程序主动调查报告摘要.PDFVIP

康乐及文化事务署 采购和注销图书馆资料的准则和程序 主动调查报告摘要  背景  二○一四年一月，有报章报道指公共图书馆弃置大量被注销 的书籍于路旁，当中包括外表与新书无异及只有少数借书记录的 书籍。二○一四年七月，有另一则报章报道指康乐及文化事务署 （「康文署」）辖下的公共图书馆将书刊注册组已完成登记的上市 公司刊物的复本弃置及以废纸回收处理，做法浪费。二○一五年 十一月，再有报章报道指康文署于二○一二年至二○一四年间销 毁共逾 160 万本图书，有浪费公帑之嫌。 2. 鉴于上述报道引起的关注，申诉专员于二○一四年五月展开 初步查讯，探讨康文署采购和注销图书馆资料的准则和程序，并 于二○一六年一月四日决定就此课题展开主动调查。二○一七年 八月三十一日，本署完成这项主动调查。 调查所得  3. 是次主动调查揭示，康文署在采购和注销图书馆资料，以及 协调两者方面有十项不足之处。 第一部分：采购资料 （ 一 ） 采购指标理据含糊 4. 康文署参照前市政局在上世纪九○年代订下的相关政策，多 年来一直以每年采购「不少于 70 万项」图书馆资料为采购指标， 惟该署一直未能解释采用此指标的具体理据。该署强调，上述指 标只是一个基本的参考指标。在决定图书馆每年增购馆藏的数目 时，该署亦须考虑及兼顾不同情况，包括资源限制等。该署亦曾引 用国际图书馆协会联合会（「国际图联」）的人均馆藏和采购指引 作为采购资料的其中一项参考指标，但本署发现，过去数年的馆 藏和采购统计数字与「国际图联」建议的指标亦有差距。 5. 本署明白，康文署在采购图书馆资料时或需保留弹性，以应 付采购时所面临的不同因素和限制，但该署沿用多年的采购指标 的背后理据含糊不清，公众无从监察所采购的图书馆资料数量是 否适切恰当。事实上，该署过去多年的采购数量均较该指标超出 10 万项以上。这反映该指标未能与时并进。由于采购图书馆资料 花费不菲，动辄接近亿元1，本署认为，该署应深入研究采购的目 标和准则，从而订立一个切合时宜的采购指标，并清楚说明采用 有关采购指标的理据和定期作出检讨，以确保采购指标合时得宜， 令该署的采购指标和其工作变得有理可依，以便公众作出监察。 （ 二 ） 馆藏借出数目持续下跌，但采购增幅却续升 6. 康文署的资料显示，其辖下公共图书馆总馆藏的数目在过去 八个年度增加 16.8% 。但在同一时期，图书馆每年借出馆藏数目却 录得 18.2% 的跌幅。虽然康文署表示馆藏借阅数字的变化涉及多种 原因，不宜与增购数量互作直接比较，惟本署认为，该署有需要 加强分析借出馆藏数字下跌的个中原因，作为检讨每年增购馆藏 的数目和种类是否需要作出调整的参数，以更贴近公众的需求。 此外，该署须把相关理据纳入「馆藏发展会议」记录中，以增强 资源运用的透明度和问责性。 （ 三 ） 统筹和制定总采购计划的程序和理据欠明确记录供查证 7. 根据现行程序，各级图书馆的馆长每年须制订其所管辖的图 书馆的「年度馆藏发展计划汇报」（「计划书」），列明需要增购的 图书馆资料数量，以及需要加强的馆藏类别，并呈交予「采编组」 作综合整理，以编制年度总采购计划，再提交予「馆藏发展会议」 审批。                                                         1  康文署用于购买图书馆资料（包括实体书、报章、期刊和电子资源等）的开支 如下：    年度 总开支（万） 2 0 1 2 / 1 3 8,847 2 0 1 3 / 1 4 8,749 2 0 1 4 / 1 5 9,016 2 0 1 5 / 1 6 9,734 2 0 1 6 / 1 7 9,847 2   8. 然而，各图书馆馆长只需在「计划书」表格上提议增购中文 ／英文资料的总数，既无需注明资料的种类及书目，也无需解释 增购该数量资料的原因。虽然各图书馆需在表格上的「加强」部 分