OA办公系统管理制度考.docxVIP

OA办公自动化系统管理制度 第一章 总 则 第一条 OA办公自动化系统（以下简称OA系统）是采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，并结合公司实际，制定本办法。 第二章 组织职责 第三条 OA系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下： （一） 公司**部门是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为： 1、负责制定OA系统规章制度； 2、负责OA系统核心工作流程设计、修改； 3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核； 4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限； 5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； 6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； 7、负责组织各公司人员操作培训； 8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求； 9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 10、负责OA系统的数据备份； 11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作； 12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； 13、负责系统用户注册、注销等管理； 14、负责文档中心功能模块各单位书写权限的设置。 （二）其他子公司或部门的主要职责为： 1、负责制定本单位或部门OA系统相应管理办法； 2、负责指定本单位或部门OA管理员，参与本单位或部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位或部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作； 3、本单位或部门OA管理员负责本单位或部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司**部门申请调整；负责处理OA系统中工作流流转工作及文件夹属性和内容的变更工作； 4、负责根据本单位或部门的工作需要，提出优化需求。 第三章 文件管理 第四条 公司各单位或部门发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。 第五条 OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。 第六条 公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。 第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力。如需要对外提供纸质文件，各单位或部门可向公司办公室申请正式文件。 第九条 各类电子公文处理程序按照《公文处理暂行办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。 第十条 各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。 第十一条 在OA系统中，公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。 第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至各单位各部门领导、 部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 第十三条 根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。 第四章 系统模块 第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。 公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布； 新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由办公室负责审核并发布。 文档中心模块：此模块的权限自上而下设置，各单位或部门OA管理员负责本单位或部门信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。 工作流模块：凡是单位内部有明确的授权、流程清晰、无需多次讨论的事务，均需要设置相应的模板，然后授权到OA用户使用。凡是已经设置有模板的事务，均要求通过模板来发起和处理，没有设置模板的事务，可以通过短消息或其它方式发起和处理。 第十五条 各单位或部门在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。 各单位或部门领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。 第五章 用户权限 第十六条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人申请和办理。 第十七条 用户主要权限如下： （一）普通员工 在系统中根