湖南师范大学基建档案的整理归档办法-湖南师范大学档案馆.docVIP

湖南师范大学基建档案的整理归档办法 学校基建档案是学校在规划、建设、管理活动中形成的各种文件、图纸、图表等档案材料。主要包括教学科研大楼、办公楼、宿舍、公共设施和其他辅助建设工程项目的选址、设计、施工、竣工验收和使用过程中形成的一系列文件材料、合同、协议、图纸等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。 一、归档范围 基建项目报建阶段:主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计)的全套材料,以及审批文件和来往文件等。 施工阶段:在施工准备中,主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等;在工程施工中,主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。 竣工验收阶段:主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。 详细归档范围请参照《湖南师范大学基建类档案归档范围和保管期限表》 二、基建档案分类 根据学校基建档案特点，将学校基建档案类目及类号规定如下： 基建档案的一级类目代码：JJ 基建档案二级类目代码： 代码 二级类目 11 校区、综合性文件 （含房屋产权证、公积金、学校基建综合性文件、综合维修工程、红线图等） 单项工程类目（以立项报建批次作为划分单项工程的标准） 12 教学、科研实验建筑 13 教学科研实验辅助建筑 14 生活建筑 15 生活辅助建筑 三、归档要求 1、收集文件材料,及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责,要与项目建设进程同步,从项目申请立项起,即应开始进行基建档案材料的收集,并进行审查和初步整理,项目竣工后,要及时补充收集相关材料,确保文件材料的齐全完整。 2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用,科学分类组卷。 3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;卷内文件按A4(297×210mm)规格折叠取齐,图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。 4、归档时间:基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内,将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后,向学校档案馆移交,移交时双方办理交接手续。 三、整理方法与操作步骤 1、组卷 组卷,是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时,一般根据其成套性和阶段性的特点,结合考虑文件材料的种类,来确定案卷,并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容,基本格式为:项目名称+阶段+文件材料名称,如:×××师大文化出版大楼项目报建、审批材料。 2、案卷和卷内文件材料的排列 (1)按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序确定案卷的先后顺序。 (2)案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。 (3)图文混合的案卷,要求文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。 (4)对于全部为图纸的案卷、卷内图纸有图号或设计施工方图纸目录的，按图号、设计施工方图纸目录排列，没有图号或图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。 3、编档号 档号由全宗号+分类号+项目号+案卷号组成。 例如:教学科研第一个基建项目档案号：2-JJ12-1-1 4、编页号 每卷均从“1”开始编连续页号,凡是有内容的页面均要编页号。文字材料的编页号位置:正面编于右下角,背面编于左下角;图纸的页号在图标的右上角编写。成本成册且本身已有正确页码的文件可不用再编页号,直接置于本卷最后。 5、盖档号章 装订成册的案卷不用加盖档案号章，不装订订的基建图纸则需在每张图纸标题栏的右上角加盖档案号章。 6、登录档案管理系统录入案卷及卷内目录，注意在录入条目时，如果原有标题不能反映材料内容(如“通知”、“报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用“[ ]”括起来,以便查找检索。 7、通过档案管