会议室、学术报告厅使用管理规定.docVIP

会议室使用管理规定 为加强对学院会议室的管理，充分发挥作用，提高利用率，现对学院会议室的使用作如下规定： 一、第一会议室（科技楼一楼会议室）、第二会议室（商务楼四楼会议室）由办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。 二、董事会及党政领导联席会议、院长办公会和办公室牵头承办召开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。 三、部门承办会议或分管院领导组织的会议，须由承办部门或分管校领导指定人员，在会议前两个工作日与学院办公室联系（内线电话8098），办理会议室使用预约手续。 四、办公室按照“系部、处室会议服从院级会议，先定先使用”的原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。 五、使用会议室时，未经办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、功放、DVD、投影等设备，如需使用应在预约时一并申请，由办公室派专人开启调试。 六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯；承办重要会议需要茶水等，须在预约使用会议室时一并申请；有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。 七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由承办部门负责，使用时要爱