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DB37 山 东 省 地 方 标 准 DB37/T 536-2005 档案目录数据采集规范 2005-02-07发布 2005-02-10实施 山东省质量技术监督局 发 布  前 言 档案目录数据采集规范是建立健全统一、高效的档案计算机检索体系的重要前提和条件。为加强档案信息资源建设，规范各级综合档案馆（室）档案目录数据库，保证我省档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，特制定本规范。 本标准是根据GB/T 3792.1-1983《文献著录总则》、DA/T 18-1999《档案著录规则》的原则，结合我省档案信息化建设的实际情况，按照GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1单元：标准的起草与表述规则 第1部分：标准的编写的基本规定》制定的。本规范具有以下特点：实现了计算机行业术语与档案行业术语的有机结合；规定了档案目录数据交换的格式、数据结构及要求；对目录数据字段采集规则做了必要的细化。 本标准由山东省档案局提出。 本标准由山东省档案局负责起草。 本标准主要起草人：王雁平 郭志敏 刘虎。 档案目录数据采集规范 范围 本标准规定了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可适用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 1988-1989 信息处理 信息交换用7位编码字符集 GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB 3469-1983 文献类型与文献载体代码 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码 GB/T 7408-1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB/T 15418-94 档案分类标引规则 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-94 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 国家档案局 编制全国档案馆名称代码实施细则 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 档案目录数据库 是将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。 3.2 数据记录 是描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。 3.3 数据字段 是描述案卷或文件的某一方面特征的数据。 3.4 字段类型 是指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和数字型。 3.5 字段长度 是指字段所包容字符的最大个数。 3.6 代码 是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3.7 档案著录 是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 3.7.1 文件级著录 是以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。 3.7.2 案卷级著录 是以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。 3.8 档案目录数据交换 是指在计算机网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。 4 档案目录数据库结构 4.1 文件级.DBF目录数据库结构 文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表1。 表1 文件级.DBF目录数据库结构 序号 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 档案馆代码 DAGDM 字符型 6 2 档号 DH 字符型 24 3 缩微号* SWH 字符型 30 4 电子文档号* DZWDH 字符型 24 5 题名 TM 字符型 250 6 文件编号 WJBH 字符型 100 7 责任者 ZRZ 字符型 100 8 时间 SJ 字符型 40 9 保管期限 BGQX 字符型 4 10 密级 MJ 字符型 4 11 解密划控 JMHK 字符型 4 12 载体类型* ZTLX 字符型 10 13 载体数