精选档案管理(一).ppt

文件處理與檔案管理 講師: 顧丹妮  文件處理與檔案管理 文件處理與工作安排 檔案管理的定義 檔案管理流程與應用 檔案保存期限 個人電腦/電子郵件檔案管理 其他檔案/資料管理 個人生活資料檔 文件處理流程 收件?分類?登記?閱讀?劃重點?寫備註?整理?處理 (呈主管) 文件整理 緊急 (immediate attention) 簽字/核准 (approval/signature) 一般業務 (normal/routine action) 閱讀/參考 (information/reading) 工作安排 待辦事項單 (to do list) 待辦文件夾 (pending folder) 日曆，行事曆 (CALENDAR) 追蹤/提醒文件夾 (follow-up folder) Microsoft Outlook/Lotus Note/PDA CALENDAR 日曆，行事曆 EARLY IN DEC., ENTER ALL OF THE RECURRING ITEMS, EVENTS AND ENGAGEMENTS FOR THE FORTHCOMING YEAR IN THE CALENDAR FOR THE NEXT YEAR RECURRING ITEMS 例行重複事項 MEETINGS, REPORTS, RENEWALS, BIRTHDAYS, ANNIVERSARY, HOLIDAYS, ACCOUNTING CLOSING DATE, ETC.. FOLLOW-UP MATTERS 追蹤 追蹤 (follow-up) 1. F/U holder: 將文件做好追蹤日 期記好，再依日期近遠放在一 個文件夾內，日期近的放在前面 2. 43 folders PDA/Microsoft Outlook 行事曆 通訊錄 記事 待辦事項 電子郵件 旅費管理 檔案管理的功能 處理業務的參考 執行業務的依據 瞭解公司歷史的參考 工作績效之認定 研究、預測的參考 檔案管理的制度 集中管理制 所有案卷集中一處，由專業檔案管理人統一管理，依各部門的需要可隨時申請調閱 分散管理制 將案卷分由各業務部門個別管理、調閱 混合管理制 常用或當年度之案卷由各部門自行管理、不常用並需保存長久的舊案則集中管理 檔 案 管 理 流 程 整理/分類 立案/編目 保管/調閱 清理 移轉/保存 銷毀 基本檔案分類法 ALPHABETIC (筆劃） GEOGRAPHIC (地區） SUBJECT （主題） NUMERIC （號碼） CHRONOLOGICAL （日期） 檔案分類整理方法﹝1﹞ 字母／筆劃別整理方法 依客戶姓名或廠商名稱第一個字的字母或筆劃順序排列 *依客戶英文姓名時,姓(sir name)放在最前面 Jackson, Michael 檔案分類整理方法﹝2﹞ 地區別整理方法 將往來客戶依其所在地地區分類。分類單位以洲、國、縣、市或更小單位，視實際情形而定。各單位內的檔案則依筆劃／字母排列。 檔案分類整理方法﹝3﹞ 主題別整理方法 以文件內容的主題為依據而歸檔。將企業的業務大致區分，在每一種區分下再予以細分。 檔案分類整理方法﹝4﹞ 數字別整理方法 是一種間接整理法不直接標示名稱或標題而以數字代表來排列的方式。在文件歸檔前先要將檔案分類、分別編上數字號碼。再製一索引卡，跟據索引歸、調檔案。 檔案分類整理方法﹝5﹞ 日期別整理方法 將文件依日期先後排列。 可作為參考用流水檔 編目(分類索引) 董事會 員工資料 固定資產 公司章程 薪給、津貼 預算 經營計劃 流動資產 招募、訓練 工會 應收帳款 福利、保險 管理規則 應付帳款 1.經營行政 1-1 董事會 1-2 公司章程 1-3 經營計劃 1-4 管理規則 1-M 其他行政 2.財務 2-1 固定資產 2-2 流動資產 2-3 預算 2-4 應收帳款 2-5 應付帳款 2-M 其他財務 檔案保存期限 永久保存 特定性質,特定期限 政府及公司規定之保存年限 業務參考有效期限 製作文件保存年限表 列出文件名稱 研究保留時間 製做保存期限表 相關主管批准 實施保存期限辦法 檔案保存年限 REMOVAL 遷移 BOX#： 箱號 RECORD NAME： 檔案名稱 RECORD DATE: 檔案日期 DATE to be DESTROYED： 應銷毀日期 個人電腦 分類, 註明日期 善用檔案總管功能 按時清理, 移轉 備份 其他檔案/資料管理 專案 機密文件 名片 剪報 照片